Menurut laporan Global Digital 2019, orang Amerika menghabiskan waktu online rata-rata tujuh jam per hari – menggunakan perangkat seluler untuk berkomunikasi, memesan kopi, memeriksa saldo bank dan banyak lagi. Hal ini juga dirasakan di negara seperti Indonesia.  Bahkan beberapa riset menunjukan bahwa digitalisasi lebih berdampak luas di Indonesia dibanding negara maju seperti Amerika. Perkembangan teknologi yang pesat ini memberikan kita kemudahan dalam mengakses data pribadi dan informasi penting di semua bidang kehidupan sehari-hari kita.

Namun dalam dunia pekerjaan, teknologi yang digunakan tampaknya malan mundur 20 tahun. Realitas ini memiliki efek yang merugikan pada keterlibatan karyawan, menarik bakat-bakat terbaik dan mendorong kinerja dalam bisnis.

Para pekerja frustrasi karena mereka tidak dapat dengan mudah mengambil atau mengelola informasi pribadi mereka dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan di luar kantor. Dan HR terperosok dalam tugas-tugas administrasi manual yang menghabiskan waktu berharga dari hal strategis, seperti perekrutan dan pengembangan bakat.

Apa solusinya?

Sudah waktunya untuk berinvestasi dalam teknologi baru yang menempatkan kontrol data SDM ke tangan karyawan kita. Perusahaan perlu menyadari transformasi digital bukanlah sesuatu yang akan datang – tapi sudah hadir dalam kehidupan kita.

Manfaat Penggunaan Teknologi oleh Karyawan

Penelitian dari Adobe mengungkapkan bahwa lebih dari 80% pekerja mengatakan teknologi adalah faktor terpenting untuk merasa bahagia dalam pekerjaan, dan itu termasuk teknologi HR.

Sistem Employee Self Service (ESS) memberi personel akses ke data pribadi mereka. Kalau dulu  staff HR menjadi perantara untuk memperbarui informasi, mendaftarkan tunjangan atau menyerahkan biaya, dengan ESS karyawan dapat memiliki kebebasan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu sendiri. Ini dapat secara signifikan mengurangi kesalahan entri data sambil memberi tenaga kerja Anda apa yang mereka inginkan: kontrol individu dan teknologi terkemuka.

Selain itu, employee self service dapat memfasilitasi sejumlah tugas administrasi lainnya, termasuk pelatihan, pelacakan waktu, survei karyawan dan manajemen kinerja. Ini hanya sebagian fungsi yang dapat didukung oleh ESS..

Menurut Society for Human Resource Management, ketika proses ini diotomatisasi, hasil positif terlihat melalui organisasi. HR dibebaskan untuk fokus pada pendorong tingkat tinggi pertumbuhan bisnis, bukan entri data berulang. Dan karyawan memiliki pengalaman HR yang lebih baik, yang telah terbukti meningkatkan keterlibatan dan produktivitas.

Tapi seberapa besarkah dmpak keterlambatan penggunaan teknologi pada bisnis?

Biaya Proses Manual

Turnover yang tinggi menelan biaya yang mahal. Gallup memperkirakan turnover yang tinggi menelan biaya miliaran dolar setiap tahun. Proses manual berkontribusi pada ketidakpuasan karyawan dan juga berkaitan dengan  biaya yang tinggi.

Sebuah studi Ernst & Young baru-baru ini menemukan bahwa, rata-rata, satu tugas HR atau entri data tanpa fungsi self service perusahaan mengeluarkan biaya sebesar $ 4,39.

Ini mungkin terdengar tidak signifikan karena harganya sama dengan secangkir kopi. Tetapi ketika dikalikan oleh ratusan karyawan dan ribuan perubahan di HRIS, jumlah itu dengan cepat terakumulasi dalam jumlah besar.

Jadi, bagaimana para profesional HR benar-benar menganalisis, dan yang lebih penting melaporkan biaya dari proses-proses HR mereka mempengaruhi profitabilitas?

Hasil Teknologi Self Service

Dengan bantuan angka-angka Ernst & Young, Paycom menciptakan alat yang disebut Direct Data Exchange ™, yang memungkinkan perusahaan untuk melihat secara tepat seberapa efektif karyawan mereka menggunakan teknologi HR, dan memberikan ROI real-time untuk penggunaan itu.

Untuk pertama kalinya, HR dapat melihat setiap dan semua perubahan yang dibuat dalam sistem dan apakah penyesuaian dilakukan oleh karyawan melalui Employee Self-Service, atau pada tingkat administrator. Wawasan ini sangat berguna ketika melihat periode aktivitas tinggi, seperti masa rekrutmen dan akhir tahun.

Produk dari Paycom  ini mengubah cara HR beroperasi dengan memberikan pandangan yang jelas ke dalam efisiensi atau kesenjangan dalam strategi penggunaan karyawan, dan bagaimana hal itu mempengaruhi profitabilitas perusahaan. Selain itu, HR dapat secara definitif menunjukkan bagaimana karyawan yang menggunakan  teknologi HRIS ini menjadi lebih terlibat atau engaged. 

Menjaga kenyamanan karyawan, menjadikan mereka mitra bisnis yang strategis dan memimpin transformasi digital secara bersamaan bukanlah hal yang mudah. Tetapi dengan teknologi HR yang baru anda dapat lebih yakin memiliki arah yang tepat.