Performance management adalah proses yang penuh dengan kesalahpahaman bagi HR, manager, dan karyawan. Inilah perlu  dipahami oleh HR dan pemimpin lainnya untuk menghindari kesalahan umum. Performance management adalah salah satu aspek yang paling sulit dalam talent management.

Sebagai seorang pemimpin HR, Anda memahami bahwa Anda perlu mengelola dan menumbuhkan performance terbaik pada karyawan Anda. Di sisi lain, Anda juga tahu bahwa tantangan performance management tersebar luas.

Selain mendapatkan bakat yang bagus untuk memulai, tidak ada yang lebih penting daripada memfokuskan upaya karyawan pada tujuan organisasi, kata Kevin Kruse, pendiri dan CEO LEADx, pelatihan yang berbasis di Philadelphia.

“Apakah orang-orang bekerja dengan baik pada hal-hal yang seharusnya mereka kerjakan?” Kata Kevin. “Dan bagaimana kita dapat memaksimalkan upaya mereka menuju tujuan-tujuan ini?”

Performance management bukan hanya mengenai kenaikan gaji tahunan kepada karyawan, tapi juga tentang efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas juga. Namun, penelitian menunjukkan bahwa hanya sedikit manajer dan karyawan yang puas dengan pendekatan organisasi mereka terhadap tantangan performance management.

Sebagai contoh, hanya 20% karyawan yang percaya bahwa kinerja mereka dikelola dengan cara yang memotivasi mereka untuk melakukan pekerjaan “luar biasa”, dan hanya 14% mengatakan ulasan mereka menginspirasi mereka untuk meningkat, menurut laporan Gallup “Re-engineering Performance Management.”

Di banyak perusahaan, tim HR, manajer dan karyawan secara aktif tidak menyukai proses peninjauan kinerja, kata Jason Renda, mitra bisnis senior SDM global di UST Global, penyedia perangkat lunak layanan digital yang berbasis di Aliso Viejo, California.

“Manajer tidak suka bertemu dengan karyawan dan memberikan umpan balik setiap tahun,” katanya. “Karyawan tidak suka menerimanya, dan HR juga tidak suka.” Alasan dari semua ketidaksukaan ini adalah “karena performance management sangat jarang selaras dengan apa yang coba dilakukan oleh bisnis,” katanya.

Untuk memahami kompleksitas ini dengan lebih baik, berikut adalah lima tantangan performance management yang paling umum dan pelajaran yang dapat membantu HR dalam memahami bisnis ini.

1. Tidak ada dukungan dari pemimpin dan kurangnya manajemen perubahan

Mayoritas tantangan performance management adalah masalah orang. Itu dimulai dari atas dan meluas ke karyawan yang paling junior.

Mengubah proses performance management dan menerapkan teknologi yang diperlukan membutuhkan seorang eksekutif yang memahami bahwa pendekatan yang lama tidak akan membantu organisasi berhasil di masa depan, kata Jason.

Transformasi terjadi di garis depan sebagai bagian dari proses kerja harian. Strategi yang paling bagus atau alat yang paling ampuh pun tidak berguna jika manajer dan karyawan tidak bisa menerimanya.

“Jika Anda mengubah proses performance management tanpa perubahan manajemen yang diperlukan untuk mendorong adopsi dan penerimaan, proses itu akan gagal,” kata Jason.

2. Mengukur kesalahan pemimpin untuk manajemen

Terlalu banyak pengusaha menganggap performance management sebagai pengukuran, ketika pada kenyataannya, ini tentang umpan balik, kata David Wilson, pendiri dan CEO Fosway Group, sebuah perusahaan analis industri HR yang berbasis di Inggris.

“Proses ini tentang apa yang sebenarnya membantu meningkatkan kinerja,” katanya.

Perusahaan juga harus memasukkan faktor-faktor seperti misi, peningkatan, dan bidang-bidang lain yang meningkatkan tingkat kinerja bagi individu dan tim ke dalam pendekatan performance management, katanya.

“Saya pikir hal pertama yang harus kita lakukan adalah memikirkannya secara lebih holistik,” kata David. “Ini tentang meningkatkan dan mengembangkan seperti halnya mengelola dan mengukur.”

3. Pemimpin memandang teknologi sebagai solusi

Pemimpin tidak bisa begitu saja mengimplementasikan sistem performance management dan menganggap pekerjaan mereka sudah selesai.

Mengatasi tantangan performance management membutuhkan pengintegrasian proses dan alat ke dalam alur kerja organisasi. Ini membuat implementasi teknologi performance management menjadi komponen transformasi yang utama, kata Jason.

“Anda harus bekerja dengan unit bisnis untuk memahami bagaimana perusahaan dan unit bisnis mentransformasikan bagiannya,” katanya.

Pemahaman itu akan membantu HR mengenali kebutuhan tenaga kerja perusahaan di masa depan, katanya.

“HR harus memahami ke mana arah organisasi dan bagaimana menetapkan tujuan organisasi secara keseluruhan dan bagaimana SDM perlu ditransformasikan di masa depan,” kata Jason.

Ini berarti kesalahan untuk menyamakan teknologi dengan performance management.

“Teknologi tidak akan melakukan pekerjaan untuk Anda,” kata Todd Holzman, pendiri dan CEO Holzman & Company, sebuah perusahaan konsultan kepemimpinan yang berbasis di New York City. “Kamu masih harus melakukan percakapan dan melakukannya dengan baik.”

4. Karyawan tidak mempercayai prosesnya

Penerimaan karyawan sama pentingnya, dan kunci untuk mendapatkan hasil yang baik adalah transparansi.

Masalah yang sering terjadi adalah bahwa karyawan bingung tentang bagaimana mereka dinilai. Jika karyawan memandang sistem sebagai sesuatu yang misterius atau tidak adil, kemungkinan besar mereka tidak akan mendukung proses tersebut, yang kemungkinan akan mempengaruhi masalah lain, seperti pengalaman karyawan. 

Beberapa pengusaha telah mengadopsi sistem performance management tanpa ‘rating’ dalam beberapa tahun terakhir, kata Jason. Sistem ini tidak memiliki skoring atau nilai apa pun, atau bahkan deskripsi seperti “luar biasa” atau “perlu ditingkatkan.” Namun, banyak pekerja percaya manajer menilai mereka di suatu tempat di luar sistem. Satu-satunya cara mengatasi hal ini hanyalah dengan mendidik mereka tentang cara kerja sistem.

“Anda harus memastikan bahwa Anda menjelaskan bagaimana sistem itu digunakan dan hal-hal apa yang dilihat seorang manajer,” kata Jason. “Anda harus sangat transparan.”

5. Manajer tidak terlatih

Manusia itu kompleks, dan mereka membawa kompleksitas itu bekerja. Itu berarti mengelola dan membantu mereka meningkatkan prestasi adalah tugas yang pada dasarnya sulit.

“Kebanyakan manajer, secara default, tidak tahu bagaimana melakukan performance management dengan baik,” kata Todd.

Banyak manajer lebih suka untuk menjaga percakapan tetap nyaman dan menggunakan terlalu banyak kendali dalam berdiskusi mengenai performance, katanya. Organisasi memang perlu menciptakan pendekatan yang efektif untuk mengatasi tantangan kinerja, tetapi para pemimpin juga perlu menjadikan performance management sebagai prioritas.

“Organisasi harus melengkapi dan memberdayakan manajer mereka untuk melakukan percakapan luar biasa dengan orang-orang mereka tentang kinerja, dan itu harus menjadi sesuatu yang mereka lakukan hampir setiap hari, tidak hanya pada akhir tahun,” katanya.