Istilah tutup buku (closing) bulanan pasti sudah tidak asing lagi buat para pekerja akunting di setiap perusahaan. Nah dari istilahnya sendiri, sebenarnya closing bulanan berarti transaksi-transaksi di bulan yang sudah berjalan sudah difinalisasi yang berakhir pada penentuan saldo akhir (ending balance) untuk setiap akun dari bulan fiskal yang sudah berjalan tersebut.

Di beberapa sistem akunting atau ERP saat ini, istilah closing bulanan sudah tidak dipakai lagi karena beberapa prosesnya sudah diotomatisasi sehingga hanya mengenal proses closing tahunan (di akhir tahun fiskal).

Lewat artikel ini, kami mencoba merangkum beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam melakukan proses closing bulanan

1. Revaluasi mata uang asing

Revaluasi biasanya dilakukan di akhir bulan periode berjalan dengan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap semua transaksi dalam mata uang asing (non-functional currencies) dengan menggunakan rate aktual yang ditentukan pada waktu melakukan revaluasi sehingga didapatkan saldo akhir yang sesuai. Di sistem ERP seperti Sage 300 ERP (Accpac) proses revaluasi ini sudah dilakukan secara otomatis.

2. Rekonsiliasi bank

Rekonsiliasi bank adalah prosedur pencocokan pencatatan saldo kas di buku besar perusahaan dengan pencatatan di rekening koran bank. Rekonsilisasi bank dilakukan untuk mencari penyebab perbedaan saldo atau ketidakcocokan tersebut antara catatan perusahaan dengan catatan bank, misal ada kesalahan pencatatan di catatan perusahaan, ada transaksi penerimaan atau pengeluaran di bank yang belum tercatat di buku besar perusahaan, deposit in transit (belum tercatat di bank), pembayaran ke supplier lewat cek tapi belum dicairkan supplier pada saat tutup buku (outstanding check), penerimaan debitur lewat transfer rekening giro yang biasanya baru diketahui perusahaan setelah menerima laporan memo kredit dari bank, demikian juga biaya bank (service charge) yang biasanya baru diketahui perusahaan setelah menerima laporan memo debit dari bank dan lain-lain. Di sistem ERP seperti Sage 300 ERP (Accpac) proses rekonsilisasi ini sudah bisa diotomatisasi sehingga lebih mudah dan cepat.

3. Posting dan penguncian (locking) atas transaksi untuk bulan pada periode fiskal yang sudah berjalan

Setelah semua transaksi difinalisasi, maka semua transaksi di bulan tersebut akan di-posting dan di-locked (dikunci) sehingga tidak bisa diubah lagi. Selain itu user juga tidak bisa melakukan transaksi baru di periode yang sudah di-locked. Ini bertujuan untuk mencegah data yang sudah difinalisasi (saldo akhir) berubah tanpa ada proses otorisasi yang benar.

4. Pemindahbukuan akun PL (Profit & Loss)

Proses tutup buku konvensional biasanya memiliki akun sementara (di bawah akun Retained Earnings / Laba Ditahan) di struktur COA (Chart of Accounts), biasanya disebut akun Profit & Loss for Current Period yang pada akhir tahun fiskal baru dipindahkan ke akun Retained Earnings. Nah di sistem akunting/ERP modern saat ini seperti Sage 300 ERP Accpac, proses ini tidak diperlukan lagi dan keberadaan akun sementara ini juga tidak diperlukan lagi karena sebenarnya sudah dilakukan secara otomatis.

Semoga bermanfaat!