Performance review  mempunyai nilai tambah bagi karyawan dan perusahaan. Proses ini memiliki potensi untuk menyoroti apa yang berhasil dan yang tidak, serta mengidentifikasi area untuk pertumbuhan dan perencanaan untuk masa depan. Namun, penilaian yang baik bisa jadi sulit untuk ditulis. Hal ini terutama berlaku untuk manajer yang seringkali tidak diberikan panduan yang cukup mengenai ulasan yang efektif dan komprehensif.

Perusahaan kecil sering dihadapkan dengan tantangan sumber daya yang terbatas. Menurut perkiraan terbaru yang diterbitkan oleh Bloomberg BNA, waktu dan staf yang diperlukan untuk melakukan penilaian kinerja yang akurat untuk perusahaan dengan 1.000 karyawan adalah sebanyak 14 orang.

Bahkan sebuah perusahaan dengan 100 karyawan (atau kurang) membutuhkan staff full time yang mengumpulkan data kinerja dari para manajer, yang menghabiskan rata-rata tiga jam untuk setiap penilaian karyawan.

Software Performance Management Dapat Membantu

Untuk mengurangi beban keuangan pada bisnis, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengintegrasikan software performance management ke dalam proses penilaian tahunan Anda. Perusahaan seperti BSC adalah perusahaan konsultan yang juga membuat platform HR yang membantu perusahaan melakukan performance review yang efektif. 

Sistem performance management yang berkualitas memberikan informasi real-time dan kolaborasi yang tinggi antara karyawan dan manajemen. Sistem dengan mudah membantu Anda menyelesaikan proses dan menyimpan hasil untuk ditinjau kembali, menghasilkan keterlibatan dan retensi karyawan yang lebih besar. Tetapi sistem seperti itu hanyalah alat dan Anda masih perlu tahu apa yang harus disampaikan dan bagaimana menyampaikannya.

1. Berikan umpan balik reguler dan informal

Biasanya performance review terjadi sekali atau dua kali setahun. Namun umpan balik sebaiknya tidak terbatas pada periode waktu singkat itu. Anda harus menawarkan penilaian yang konsisten sepanjang tahun sehingga tidak ada kejutan.

“Jangan sampai orang-orang Anda lengah dalam penilaian kinerja. Ini seharusnya bukan pertama kalinya mereka mendengar dari Anda bahwa mereka tidak melakukan pekerjaan sesuai harapan. Perjelaslah secara tertulis dan mengirim undangan pertemuan, dan tetapkan harapan untuk pertemuan.” kata Erika Rasure, asisten profesor Bisnis dan Layanan Keuangan di Maryville University.

Anda juga harus memastikan Anda membuat catatan lengkap pada kinerja karyawan.

“Karyawan layak mendapat penilaian yang tegas atas pekerjaan mereka selama periode yang dibahas. Banyak penilaian kinerja hanya didasarkan pada apa yang dapat diingat manajer dari beberapa minggu terakhir sebelum evaluasi.” kata Gary Schneeberger, pendiri dan presiden ROAR. “

Jangan abaikan employee terbaik Anda. Jika Anda hanya menangani masalah atau berfokus pada karyawan yang tidak berkinerja sebaik yang lain, Anda kehilangan kesempatan untuk mengucapkan terima kasih kepada mereka yang membentuk inovasi, kreativitas, dan budaya di perusahaan Anda. Meskipun mereka mungkin tidak membutuhkan bimbingan sebanyak karyawan lainnya, orang-orang ini dapat kehilangan gairah atau motivasi mereka jika pencapaian mereka tidak diakui.

“Karyawan yang sangat berprestasi yang melakukan pekerjaan dengan baik seringkali bukan dianggap prioritas utama dalam siklus penilaian kinerja. Ini menyebabkan hilangnya peluang untuk mengkomunikasikan perhargaan organisasi terhadap kemampuan dan hasil dari kinerja mereka yang baik. Email yang berisi dukungan yang tak terduga atau telepon singkat yang pujian mengingatkan  karyawan Anda bahwa Anda memperhatikan dan menghargai apa yang mereka lakukan,” kata Erika.

2. Jujur

Tidak ada pekerja yang sempurna, dan selalu ada ruang untuk perbaikan. Putuskan apa yang layak ditangani dan jangan ragu melakukannya. Jika ada masalah yang Anda tahu memengaruhi Anda dan tim Anda, jangan menghindarinya. 

James R. Bailey, profesor kepemimpinan di Fakultas Bisnis Universitas George Washington, mendorong untuk jujur ​ ​​kepada para pekerja. Kirimkan umpan balik dengan cara yang Anda inginkan untuk menerimanya jika Anda adalah karyawan. Diskusi sangat penting dan tidak dapat dihindari, jadi pilihlah pendekatan yang sesuai dan tetaplah dengan itu.

“Jika seseorang berkinerja buruk dan Anda tidak langsung mengatasinya, ketahuilah bahwa semua orang di kantor tahu bahwa orang itu berkinerja buruk, dan karyawan akan mencap Anda lemah karena tidak menangani situasi,” kata James.

“Manajer juga harus menunjukkan dan mengharapkan kejelasan.Harus ada kejelasan sejernih kristal di kedua pihak, baik dalam apa yang diharapkan manajer dari karyawan maupun dalam apa yang dibutuhkan karyawan dari manajer.Tanpa kejelasan, tidak ada yang Anda diskusikan selama evaluasi yang akan membantu situasi, dan Anda akan menemukan diri Anda membahas topik yang sama pada penilaian kinerja berikutnya. Jadi, jelas, jujur ​​dan ingat bahwa tidak ada yang akan berubah jika tidak ditangani,” kata Leon Rbibo, presiden Laguna Pearl.

3. Melakukannya secara tatap muka

Penilaian tertulis harus berupa penilaian singkat dan langsung dari poin-poin diskusi, sehingga percakapan tatap muka lebih bernuansa. Jadwalkan pertemuan di cafe atau lokasi di luar kantor untuk memberikan suasana yang nyaman. Jika Anda menilai pekerja remote, jadwalkan obrolan video sehingga Anda masih dapat melakukan percakapan langsung. Pendekatan ini memberikan ruang untuk diskusi dan umpan balik pada akhirnya dan mencegah miskomunikasi.

“Satu-satunya cara untuk menyampaikan penilaian kinerja adalah tatap muka, dengan banyak waktu untuk mempresentasikan dan memproses, mendengarkan dan merespons.  Proses ini tidak dapat dilakukan dengan baik melalui email atau telepon. Melakukan hal itu akan mengirim sinyal bahwa Anda tidak cukup peduli tentang team Anda bahkan tidak dapat meluangkan waktu untuk bertemu,” kata Bailey. 

Setelah menguraikan kekurangan atau kesalahan, luangkan waktu untuk membahas resolusi untuk masalah tersebut, dan dorong karyawan untuk mengomentari masalah yang Anda ajukan.

4. Gunakan contoh nyata dan relevan

Saat membahas bidang untuk perbaikan atau hal-hal yang dilakukan karyawan dengan baik, pastikan Anda memiliki contoh yang jelas sebagai referensi. (Inilah sebabnya mengapa penting untuk membuat catatan dalam jangka waktu yang lama)

“Jika Anda tidak punya referensi, maka Anda berbicara secara abstract. Ini tidak membantu memberikan kejelasan dan pemahaman. Jika seorang karyawan tertinggal dalam bidang kinerja utama tertentu, tunjukkan satu atau dua contoh spesifik dan bagaimana Anda ingin ditangani secara berbeda di masa depan,” kata Rbibo.

Memiliki contoh-contoh membuktikan kepada karyawan bahwa Anda memperhatikan, dan itu menambah nilai untuk harapan Anda.

5. Akhiri dengan nada positif

Jangan meninggalkan ulasan tanpa saling pengertian dan saling menghormati, dan jangan biarkan karyawan merasa bahwa mereka berada dalam kegelapan di masa depan.

“Gunakan proses penilaian sebagai kesempatan untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai khusus untuk mengatasi harapan yang tidak dipenuhi karyawan tetapi yang juga membuat karyawan merasa seperti mereka memiliki rencana tindakan yang jelas dan masuk akal yang dapat membuat mereka kembali ke jalurnya,” kata Erika.

Mendorong karyawan Anda dan mengungkapkan penghargaan Anda memberikan dorongan tambahan untuk ulasan yang baik, atau itu mengangkat semangat karyawan Anda setelah evaluasi yang agak negatif. Penguatan positif dan umpan balik yang konstruktif dapat memberikan keyakinan dan dorongan pada pekerja untuk melakukan yang lebih baik.

6. Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati

Perhatikan baik-baik bagaimana Anda menyusun evaluasi Anda. Penggunaan kata-kata yang kurang tepat dapat berdampak buruk.  Kata-kata yang memiliki konotasi negatif perlu digunakan pada konteks yang tepat. Ini adalah masalah komunikasi dan kita tahu manajer yang baik memiliki kemampuan komunikasi yang tinggi. 

Richard Grote, penulis How to Be Good at Performance Appraisals (Harvard Business Review Press, 2011), mengatakan bahwa daripada menggunakan istilah seperti “baik” atau “luar biasa” dalam ulasan, perusahaan harus memilih bahasa yang lebih berorientasi pada pengukuran.

Bagaimana implementasi software performance management?

Menguasai bahasa dan pendekatan adalah langkah pertama Anda. Biaya sebenarnya dari penilaian kinerja untuk organisasi Anda adalah waktu yang dihabiskan oleh manajer dan staff HR untuk mengumpulkan dan menulis materi yang berfungsi sebagai dasar untuk setiap penilaian. Dan disitulah software performance management dapat membantu.

Bergantung pada persyaratan HR Anda, Anda dapat mengalihkan seluruh proses ke pihak ketiga. Perusahaan seperti BSC menawarkan forwardHR Performance management yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan kebutuhan performance appraisal perusahaan Anda.  Dengan sistem yang user-friendly dan mudah dikonfigurasi, forwardHR dapat membantu Anda melaksanakan performance management dengan baik.

Sistem ini memungkinkan manajer dan staff HR untuk menetapkan dan memantau tujuan, dan membuat ulasan khusus, sehingga tim HR dapat lebih fokus pada hal-hal yang strategis.