Sistem HRIS tidak lagi hanya digunakan untuk mendukung berbagai fungsi HR, seperti memproses penggajian, memastikan peraturan ditaati, dan mengelola administrasi kantor yang berada di bawah lingkup departemen HR. Saat ini, sistem HRIS memiliki peningkatan penawaran untuk mendukung kegiatan seperti akuisisi bakat, pelatihan dan retensi karyawan.

Perubahan fokus ini telah memungkinkan sistem HRIS berada di garis depan transformasi digital dalam budaya kerja dan mendefinisikan kembali perannya sebagai mitra strategis dalam suatu organisasi. Peran dan fungsi HRIS baru yang sudah ditingkatkan memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan yang hasil terbaik dari tenaga kerja mereka dan meningkatkan produktivitas, sementara pada saat yang sama mendukung pertumbuhan pribadi dan karir karyawan.

Namun, bagaimana solusi sistem HRIS dapat mencapai ini? Salah satu bagian terpenting dari teka-teki dalam mengimplementasikan sistem HRIS yang optimal adalah otomatisasi. Banyak fungsi, termasuk penggajian, kehadiran, orientasi, dan pelatihan sekarang dapat dikelola, tetapi lebih dari itu, optimalisasi dapat dicapai dengan otomatisasi fungsi-fungsi diatas. Hal ini menghasilkan pembebasan manajer HR untuk memfokuskan energi mereka dalam menarik kandidat terbaik, terlibat secara bermakna dengan hasil pencarian bakat saat ini, dan meningkatkan tingkat retensi dalam organisasi.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam Sistem HRIS

Itulah mengapa memilih sistem HRIS yang tepat sangat penting. Sistem tersebut harus dapat meniru berbagai peran yang dilakukan oleh seorang profesional HR, atau dengan kata lain, ia harus dapat memakai beberapa topi, tanpa perlu mengadakan penawaran sistem terpisah untuk menutupi unsur-unsur yang hilang. Beberapa fungsi sistem HRIS modern harus dapat menyediakan antara lain;

• Standarisasi proses untuk fungsi HR utama seperti penggajian, tunjangan, kehadiran, perekrutan, orientasi, dan pelatihan.
• Secara dramatis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri data dan pembuatan laporan.
• Memfasilitasi berbagi pengetahuan dan data dan menghilangkan beberapa tempat penyimpanan informasi melalui penyimpanan data terpusat.
• Hindari hukuman dan kewajiban kepada perusahaan dengan memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
• Biarkan karyawan mengakses dan mengelola manfaat, meninggalkan aplikasi, dan memperbarui informasi pribadi.
• Mengatasi pertanyaan dasar karyawan tentang penggajian, waktu istirahat, manfaat, perubahan kebijakan perusahaan, dan alur kerja.

Kini saatnya perusahaan meninjau kembali dan menyusun rencana untuk melakukan transformasi HR. Dengan bantuan teknologi yang tepat, fungsi HR dapat menjadi optimal melalui solusi HRIS yang tersedia yang mendukung otomatisasi. Pemilihan dan implementasi HRIS yang tepat menjadi kunci utama keberhasilan transformasi HR perusahaan.