Di masa kini, pemilik bisnis harus segera memutuskan apakah mereka ingin terus menggunakan teknologi HR yang sudah ada atau membuat perubahan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan era digital.

Sayangnya, Anda mungkin saja belum paham dari mana atau bagaimana caranya untuk memulai perubahan tersebut. Terlebih lagi, ada banyak sekali HR Software yang beredar di pasaran. Hal ini tentu saja membuat Anda semakin bimbang dalam menentukan pilihan yang terbaik.

Sebenarnya, ada tiga hal yang perlu Anda perhatikan saat mencari teknologi HR Software bagi bisnis Anda.

1. Perencanaan: Identifikasi Masalah Bisnis dan Anggaran 

Sebelum Anda memilih HR Software, Anda harus fokus pada masalah bisnis yang benar-benar perlu Anda pecahkan.

Ingatlah! Bisnis bukanlah sesuatu yang sempit. Oleh karena itu, Anda harus memulai dengan mengkaji bisnis Anda secara menyeluruh.

Buatlah daftar problem yang mungkin mengganggu kelancaran bisnis Anda. Ini akan sangat berguna untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi lagi kinerja organisasi.

Setelah Anda mengidentifikasi masalah bisnis, pastikan untuk menetapkan anggaran untuk teknologi yang akan menyelesaikannya. Anda harus mulai mempersiapkan budget tersendiri untuk mengatasi masalah.

Hal ini akan membantu Anda dalam mempersempit solusi teknologi yang available dan membuatnya lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. Terlebih lagi, jika Anda hanya punya budget Rp 20.000.000, misalnya, maka tidak ada alasan untuk membuang waktu melihat sistem yang harganya Rp 100.000.000.

Dengan tersedianya rencana anggaran, Anda dapat membuat daftar produk teknologi yang konkret sesuai dengan kebutuhan. Anda juga tidak akan terjebak dalam diskusi berlarut-larut mengenai teknologi apa yang akan Anda gunakan.

2. Implementasi: Uji Coba Sistem Baru Bersama Stakeholder

Setelah Anda mengidentifikasi masalah, menetapkan anggaran, dan menentukan daftar teknologi yang dibutuhkan, Anda dapat mempersempit solusi dengan cara melakukan uji coba sistem bersama pihak stakeholder.

Anda dapat menyertakan beberapa vendor dalam fase evaluasi. Pasalnya, Anda akan menemukan banyak hal selama proses uji coba dan ini dapat memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang solusi dari teknologi HR Software.

Selain itu, Anda juga akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang waktu implementasi, biaya, model layanan, dan bagaimana sistem akan terhubung ke sistem pencatatan lain jika diperlukan.

Sistem uji coba seharusnya melibatkan semua pemangku kepentingan dalam organisasi Anda. Hal ini dapat membantu Anda mendapatkan umpan balik dan mengidentifikasi area resistensi yang mungkin Anda hadapi ketika Anda menggunakan teknologi baru.

Anda juga perlu memastikan waktu uji coba yang diberikan cukup, terutama untuk perubahan teknologi yang signifikan. Anda bisa menggunakan beberapa tahapan uji coba yang mencakup pengumpulan pemangku kepentingan secara menyeluruh, proses uji coba, pemilihan vendor, demo, tindak lanjut, demo atau meeting tambahan dengan vendor, penilaian vendor yang Anda evaluasi dan peninjauan perjanjian.

Proses ini terkadang memakan waktu beberapa bulan. Anda mungkin perlu menyediakan 60 hingga 120 hari untuk melakukan uji coba, tergantung pada ruang lingkup proyek. Oleh karena itu, perencanaan dan ketersediaan waktu menjadi sangat penting.

3. Pilih Teknologi Tepat untuk Jangka Panjang

Industri terkadang menyebut fase implementasi sebagai “fase honeymoon”, di mana semua orang menikmati teknologi baru yang pastinya terasa hebat dan terkesan tanpa cacat.

Faktanya, setelah fase implementasi berlalu, Anda akan memasuki fase pemeliharaan atau maintenance. Pada fase ini, Anda mungkin akan membutuhkan layanan pelanggan untuk meminta bantuan saat terjadi masalah.

Teknologi hanya dapat berfungsi dengan baik jika tim pendukungnya solid. Ketika pengguna teknologi tidak mendapatkan pelatihan berkelanjutan, maka solusi teknologi menjadi tidak efektif.

Oleh karena itu, dalam proses pemilihan, Anda harus betul-betul memahami teknologi yang tepat untuk jangka panjang. Ketika Anda memiliki karyawan yang membutuhkan dukungan, Anda perlu tahu siapa yang bertanggung jawab dan apakah layanan maintenance betul-betul tersedia.

Ini dapat berdampak besar ketika Anda memutuskan untuk menggunakan teknologi HR Software untuk karyawan. Jadi, pastikanlah Anda memiliki mitra jangka panjang yang tepat untuk memelihara dan mendukung solusi teknologi HR untuk bisnis Anda.