Memulai pekerjaan baru adalah momen penting dalam kehidupan profesional seseorang. Pengalaman onboarding yang baik dapat membuat karyawan merasa diterima, termotivasi, dan siap untuk berkontribusi. Sebaliknya, proses onboarding yang buruk dapat menyebabkan kebingungan, frustrasi, dan bahkan niat untuk mengundurkan diri. Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, perusahaan menyadari pentingnya memberikan pengalaman onboarding yang berkesan dan efektif. Salah satu alat yang semakin populer untuk mencapai tujuan ini adalah DISC melalui software HRIS.

DISC adalah model perilaku yang mengidentifikasi empat gaya utama: Dominance (Dominasi), Influence (Pengaruh), Steadiness (Ketetapan), dan Conscientiousness (Kehati-hatian). Memahami gaya DISC karyawan baru dapat membantu perusahaan menyesuaikan proses onboarding mereka, menciptakan pengalaman yang lebih personal dan relevan. Artikel ini akan membahas bagaimana DISC dapat diintegrasikan ke dalam software HRIS (Human Resource Information System) untuk meningkatkan efektivitas onboarding, yang pada akhirnya menguntungkan baik karyawan maupun perusahaan.

Memahami DISC: Landasan untuk Personalisasi

Sebelum membahas bagaimana DISC dapat diterapkan dalam onboarding, penting untuk memahami apa itu DISC dan bagaimana model ini bekerja. DISC adalah alat penilaian perilaku yang mengukur bagaimana seseorang cenderung bertindak dan berkomunikasi dalam berbagai situasi. Model ini didasarkan pada empat gaya utama:

• Dominance (D): Individu dengan gaya D cenderung tegas, berorientasi pada hasil, dan suka mengambil kendali. Mereka menghargai efisiensi dan tantangan.
• Influence (I): Individu dengan gaya I cenderung ramah, antusias, dan persuasif. Mereka menikmati interaksi sosial dan membangun hubungan.
• Steadiness (S): Individu dengan gaya S cenderung sabar, suportif, dan dapat diandalkan. Mereka menghargai stabilitas dan kerjasama.
• Conscientiousness (C): Individu dengan gaya C cenderung akurat, analitis, dan berorientasi pada detail. Mereka menghargai kualitas dan presisi.

Perlu ditekankan bahwa tidak ada gaya DISC yang “lebih baik” dari yang lain. Setiap gaya memiliki kekuatan dan kelemahan yang unik, dan pemahaman tentang perbedaan ini sangat penting untuk membangun tim yang efektif dan lingkungan kerja yang inklusif. DISC bukanlah alat untuk mengelompokkan atau melabel orang, tetapi alat untuk memahami preferensi perilaku mereka.

Mengapa Personalisasi Onboarding Itu Penting?

Pendekatan onboarding “satu ukuran untuk semua” sering kali tidak efektif karena tidak memperhitungkan perbedaan individu dalam gaya belajar, preferensi komunikasi, dan kebutuhan pengembangan. Personalisasi onboarding, di sisi lain, mengakui bahwa setiap karyawan unik dan menawarkan pengalaman yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Ada banyak manfaat dari personalisasi onboarding, termasuk:

• Peningkatan Keterlibatan Karyawan: Karyawan yang merasa dihargai dan dipahami lebih mungkin untuk terlibat dan termotivasi.
• Percepatan Produktivitas: Ketika karyawan menerima pelatihan dan dukungan yang sesuai dengan gaya belajar mereka, mereka dapat beradaptasi dengan peran baru mereka lebih cepat.
• Peningkatan Retensi Karyawan: Pengalaman onboarding yang positif dapat meningkatkan loyalitas karyawan dan mengurangi kemungkinan mereka untuk mengundurkan diri.
• Peningkatan Budaya Perusahaan: Personalisasi onboarding menunjukkan bahwa perusahaan menghargai keragaman dan berkomitmen untuk mendukung kesuksesan karyawan.

Mengintegrasikan DISC ke dalam Software HRIS untuk Onboarding yang Lebih Baik

Software HRIS memainkan peran penting dalam mengelola proses onboarding. Dengan mengintegrasikan DISC ke dalam software HRIS Anda, Anda dapat memanfaatkan data perilaku untuk menciptakan pengalaman onboarding yang lebih personal dan efektif. Berikut adalah beberapa cara untuk melakukan ini:

• Penilaian DISC Otomatis
  Integrasikan penilaian DISC ke dalam alur kerja onboarding Anda. Ini dapat dilakukan dengan mengirimkan tautan ke penilaian DISC online kepada karyawan baru sebagai bagian dari proses penerimaan. Hasil penilaian kemudian dapat diunggah secara otomatis ke profil karyawan di software HRIS.
• Profil Karyawan yang Disempurnakan
  Tambahkan bidang khusus ke profil karyawan di software HRIS Anda untuk mencatat gaya DISC mereka. Ini memberikan manajer dan tim SDM akses cepat ke informasi perilaku yang penting. Software HRIS menyimpan data secara aman dan menjamin aksesibilitas data secara terpusat.
• Personalisasi Materi Pelatihan
  Gunakan informasi DISC untuk menyesuaikan materi pelatihan dengan gaya belajar karyawan yang berbeda. Misalnya, karyawan dengan gaya D mungkin lebih menyukai pelatihan yang berorientasi pada hasil dengan sedikit interaksi sosial, sedangkan karyawan dengan gaya I mungkin lebih menyukai pelatihan kelompok yang interaktif.
• Personalisasi Komunikasi
  Software HRIS sering kali digunakan untuk mengirimkan komunikasi otomatis kepada karyawan baru, seperti pengingat tentang tugas onboarding, informasi tentang manfaat, atau undangan ke acara perusahaan. Anda dapat menggunakan informasi DISC untuk menyesuaikan gaya komunikasi dalam pesan-pesan ini. Misalnya, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih langsung dan tegas saat berkomunikasi dengan karyawan dengan gaya D, dan bahasa yang lebih ramah dan persuasif saat berkomunikasi dengan karyawan dengan gaya I.
• Pencocokan Mentor
  Pertimbangkan untuk menggunakan informasi DISC untuk mencocokkan karyawan baru dengan mentor yang memiliki gaya perilaku yang kompatibel. Mentor yang memahami gaya DISC karyawan baru dapat memberikan dukungan dan bimbingan yang lebih efektif.
• Analisis Tim
  Software HRIS dengan integrasi DISC dapat memberikan wawasan tentang komposisi perilaku tim Anda. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi kesenjangan atau konflik dan mengambil langkah-langkah untuk membangun tim yang lebih seimbang dan efektif.

Contoh Praktis Penerapan DISC dalam Onboarding

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana DISC dapat diterapkan dalam onboarding, berikut adalah beberapa contoh praktis:

• Skenario: Seorang karyawan baru dengan gaya D bergabung dengan tim penjualan.
  Aplikasi DISC: Manajer memberikan karyawan ini tujuan yang jelas dan menantang, memberikan mereka otonomi untuk mencapai tujuan mereka, dan memberikan umpan balik langsung dan jujur.
• Skenario: Seorang karyawan baru dengan gaya I bergabung dengan tim pemasaran.
  Aplikasi DISC: Manajer memberikan karyawan ini kesempatan untuk berkolaborasi dengan orang lain, memberikan mereka pengakuan publik atas pencapaian mereka, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif dan suportif.
• Skenario: Seorang karyawan baru dengan gaya S bergabung dengan tim layanan pelanggan.
  Aplikasi DISC: Manajer memberikan karyawan ini pelatihan yang komprehensif, memberikan mereka dukungan dan bimbingan yang berkelanjutan, dan menciptakan lingkungan kerja yang stabil dan dapat diprediksi.
• Skenario: Seorang karyawan baru dengan gaya C bergabung dengan tim keuangan.
  Aplikasi DISC: Manajer memberikan karyawan ini instruksi yang jelas dan rinci, memberikan mereka akses ke data dan informasi yang akurat, dan menciptakan lingkungan kerja yang terstruktur dan terorganisir.

Tips Implementasi Praktis

Setelah memahami manfaat dan pertimbangan etis penggunaan DISC dalam software HRIS, langkah berikutnya adalah implementasi. Berikut beberapa tips praktis untuk memastikan implementasi yang sukses:

1. Pilih Penilaian DISC yang Tepat
   Ada berbagai jenis penilaian DISC yang tersedia. Lakukan riset untuk menemukan penilaian yang valid, terpercaya, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, bahasa yang tersedia, dan laporan yang dihasilkan. Pastikan penilaian tersebut memiliki kredibilitas ilmiah dan telah diuji keandalannya.
2. Latih Tim SDM dan Manajer
   Pastikan tim SDM dan manajer Anda dilatih tentang cara menggunakan dan menafsirkan hasil DISC. Mereka harus memahami nuansa berbagai gaya DISC dan bagaimana gaya tersebut dapat mempengaruhi perilaku di tempat kerja. Pelatihan ini harus mencakup pertimbangan etis dan pentingnya menghindari stereotip.
3. Komunikasikan Tujuan dan Manfaat
   Jelaskan kepada karyawan tujuan penggunaan DISC dan bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi mereka secara pribadi. Tekankan bahwa DISC adalah alat untuk memahami diri sendiri dan orang lain, bukan untuk menilai atau melabel orang. Transparansi adalah kunci untuk mendapatkan dukungan karyawan.
4. Integrasikan dengan Proses HR yang Ada
   DISC harus diintegrasikan dengan mulus ke dalam proses HR yang ada, seperti onboarding, manajemen kinerja, dan pengembangan karir. Jangan memperlakukan DISC sebagai program terpisah. Konsistensi dan integrasi akan memaksimalkan efektivitasnya.
5. Gunakan Data DISC dengan Bijak
   Hindari penggunaan data DISC sebagai satu-satunya dasar untuk pengambilan keputusan terkait karyawan. Gunakan data DISC sebagai salah satu dari banyak faktor yang dipertimbangkan, termasuk keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi lainnya. Keputusan yang adil dan objektif harus selalu menjadi prioritas.
6. Perbarui Data Secara Berkala
   Gaya DISC seseorang dapat berubah seiring waktu. Pertimbangkan untuk memperbarui data DISC karyawan secara berkala, terutama ketika ada perubahan peran atau tanggung jawab. Ini akan memastikan bahwa Anda memiliki informasi yang akurat dan relevan.
7. Dapatkan Umpan Balik dan Lakukan Penyesuaian
   Setelah mengimplementasikan DISC, dapatkan umpan balik dari karyawan dan manajer tentang pengalaman mereka. Gunakan umpan balik ini untuk melakukan penyesuaian dan meningkatkan program Anda. Proses implementasi harus fleksibel dan adaptif.

Tantangan dan Pertimbangan Etis

Meskipun DISC dapat menjadi alat yang berharga untuk personalisasi onboarding, penting untuk menyadari potensi tantangan dan pertimbangan etis. Salah satu tantangan adalah memastikan bahwa penilaian DISC diberikan dan ditafsirkan dengan benar. Penting untuk menggunakan alat penilaian DISC yang terpercaya dan valid, dan untuk melatih manajer dan tim SDM tentang cara menafsirkan dan menggunakan hasil penilaian dengan benar. Ini termasuk memahami bahwa hasil DISC adalah indikasi preferensi, bukan prediksi pasti tentang kinerja atau potensi.

Selanjutnya, perusahaan perlu berhati-hati untuk tidak menggunakan DISC sebagai satu-satunya dasar untuk pengambilan keputusan terkait karyawan. DISC harus digunakan sebagai salah satu dari banyak faktor yang dipertimbangkan, termasuk keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi lainnya. Penggunaan DISC secara eksklusif dapat mengarah pada stereotip dan diskriminasi.

Pertimbangan etis juga penting. DISC seharusnya tidak digunakan untuk mengelompokkan atau melabel karyawan, atau untuk membuat keputusan diskriminatif tentang peluang pekerjaan atau promosi. DISC adalah alat untuk memahami preferensi perilaku, bukan alat untuk menilai kemampuan atau potensi seseorang. Perlindungan data dan privasi karyawan juga harus diutamakan saat mengumpulkan dan menyimpan informasi DISC dalam software HRIS.

Mengukur Keberhasilan Onboarding yang Dipersonalisasi dengan DISC

Setelah mengimplementasikan DISC dalam proses onboarding, penting untuk mengukur dampaknya. Ini dapat dilakukan melalui berbagai metrik, seperti tingkat keterlibatan karyawan, waktu yang dibutuhkan untuk mencapai produktivitas penuh, tingkat retensi karyawan, dan umpan balik dari karyawan baru. Survei onboarding dan wawancara keluar dapat memberikan wawasan berharga tentang efektivitas program onboarding yang dipersonalisasi.

Kesimpulan

Personalisasi onboarding adalah kunci untuk menciptakan pengalaman karyawan yang positif dan produktif. Dengan mengintegrasikan DISC ke dalam software HRIS Anda, Anda dapat memanfaatkan data perilaku untuk menyesuaikan proses onboarding Anda, meningkatkan keterlibatan karyawan, mempercepat produktivitas, dan meningkatkan retensi. Meskipun ada tantangan dan pertimbangan etis yang perlu diperhatikan, manfaat personalisasi onboarding dengan DISC jauh lebih besar daripada risikonya. Investasi dalam software HRIS yang terintegrasi dengan DISC adalah investasi dalam masa depan karyawan dan perusahaan Anda.

Dengan demikian, mengadopsi pendekatan yang berpusat pada karyawan dengan bantuan DISC dan dukungan software HRIS yang tepat dapat secara signifikan meningkatkan efektivitas onboarding dan menciptakan fondasi yang kuat untuk kesuksesan jangka panjang.