Dalam dunia yang semakin cepat dan terintegrasikan teknologi, konsep kerja jarak jauh telah menjadi sangat menarik. Dengan meningkatnya telekerja, lebih banyak karyawan yang bekerja dari rumah, dan perusahaan mulai mengadaptasi strategi mereka untuk mengelola perubahan ini secara efektif. Salah satu alat kunci dalam adaptasi ini adalah Sistem HRIS.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi bagaimana HRIS dapat membantu karyawan jarak jauh, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan proses HR.

Meningkatnya Telekerja

Telekerja telah berkembang selama beberapa dekade. Antara tahun 2005 dan 2012, telekerja meningkat sekitar 80%. Pada tahun 2016, diperkirakan bahwa sekitar 3,9 juta pekerja akan bekerja dari jarak jauh. Trend ini terus berlanjut, dengan 22% karyawan yang diharapkan bekerja dari jarak jauh pada tahun 2025. Fleksibilitas dan keseimbangan kerja dan pribadi yang ditawarkan oleh telekerja adalah daya tarik besar bagi banyak karyawan.

Apa itu HRIS?

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia, termasuk penggajian, absensi, manfaat, dan pengukuran kinerja. HRIS berfungsi sebagai repositori pusat untuk informasi karyawan, mengotomatisasi banyak tugas administratif dan menyediakan data dan analisis waktu nyata.

Manfaat HRIS bagi Karyawan Jarak Jauh

• Pengaturan Jadwal dan Pengukuran Waktu yang Efisien

Salah satu manfaat utama HRIS adalah kemampuannya untuk memudahkan pengaturan jadwal dan pengukuran waktu. Karyawan jarak jauh dapat dengan mudah memasukkan dan mengeluarkan absensi, mengatur jadwal mereka, dan berkomunikasi dengan tim menggunakan alat self-service seperti pengatur jadwal dan pengukuran biometrik waktu. Efisiensi ini menyelamatkan waktu baik bagi karyawan maupun manajer.

• Peningkatan Komunikasi

Komunikasi efektif sangat penting dalam lingkungan kerja jarak jauh. HRIS menyediakan repositori pusat untuk kebijakan dan prosedur, sehingga semua karyawan memiliki akses ke informasi yang sama. Ini membantu menjaga konsistensi dan mengurangi kebingungan. Selain itu, HRIS dapat melacak tanggal-tanggal penting dan batas waktu, mengingatkan karyawan tentang proyek-proyek atau batas waktu yang akan datang.

• Peningkatan Partisipasi Karyawan

Menggugah karyawan jarak jauh sangat penting untuk menjaga produktivitas dan moral. HRIS menyediakan fitur-fitur yang menjaga karyawan terhubung dan terinformasi. Alat pemberitahuan tim memungkinkan tim HR untuk mengirimkan informasi penting, pengumuman, dan peringatan, sehingga semua tetap terlibat. Dashboard pusat berfungsi sebagai pusat bagi karyawan untuk mengakses informasi pribadi mereka, memeriksa manfaat, dan meminta cuti—semua dari satu lokasi sentral.

• Pengotomatisan Proses HR

HRIS mengotomatisasi tugas-tugas HR berulang-ulang, membebaskan profesional HR untuk fokus pada tugas-tugas strategis. Pengotomatisan ini membantu mengelola penggajian, pengukuran waktu, dan manajemen cuti lebih efisien. Contohnya, fitur manajemen cuti memungkinkan manajer melihat kapan dan mengapa karyawan sedang beristirahat, membantu mengurangi kekhawatiran tentang ketersediaan karyawan dan produktivitas.

• Peningkatan Keamanan

Dengan telekerja datang risiko kebocoran data. HRIS membantu menjaga data karyawan aman dengan mengontrol siapa saja yang memiliki akses ke informasi sensitif. Ini memastikan bahwa data tetap terlindungi, bahkan ketika diakses dari lokasi yang berbeda.

• Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data

HRIS menyediakan data waktu nyata dan analisis, memungkinkan profesional HR membuat keputusan yang berdasarkan data tentang tenaga kerja. Data ini dapat membantu mengoptimalkan pengelolaan tenaga kerja, mengidentifikasi area perbaikan, dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

• Mendukung Tenaga Kerja yang Fleksibel

Dalam dunia yang semakin mobile, memiliki HRIS yang dapat diakses melalui perangkat mobile sangat penting. Karyawan dapat mengakses informasi HR dan melakukan tugas-tugas dari mana saja, kapan saja. Ini meningkatkan aksesibilitas dan mempromosikan partisipasi karyawan, mendukung fleksibilitas kerja.

Tantangan dan Solusi

Meskipun HRIS menawarkan banyak manfaat, juga ada beberapa tantangan. Salah satu masalah utama adalah memastikan bahwa sistem tersebut mudah digunakan dan mudah dinavigasi. Sistem yang kompleks dapat menghambat, terutama bagi karyawan yang sudah sibuk mengelola tugas-tugas lain.

Tantangan lainnya adalah mengintegrasikan HRIS dengan sistem bisnis lainnya. Tanpa kemampuan integrasi, perusahaan mungkin menghadapi silo data, ketidakefisienan, dan ketidakakuratan. Namun, HRIS yang baik harus dapat terintegrasi dengan baik dengan perangkat lunak akuntansi atau manajemen proyek untuk berbagi data secara efisien dan berkolaborasi di antara fungsi-fungsi yang berbeda.

Kesimpulan

Dalam kesimpulan, HRIS berperan penting dalam membantu fleksibilitas kerja jarak jauh. Dengan menyediakan alat pengaturan jadwal yang efisien, meningkatkan komunikasi, meningkatkan partisipasi karyawan, mengotomatisasi proses HR, memastikan keamanan, mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data, dan mendukung tenaga kerja yang fleksibel, HRIS membantu perusahaan mengelola tenaga kerjanya yang bekerja dari jarak jauh secara efektif.

Saat lebih banyak karyawan terus bekerja dari rumah, penting bagi perusahaan untuk menginvestasikan dalam HRIS yang dapat menyesuaikan kebutuhan unik mereka. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga memastikan komplain dengan peraturan perburuhan dan regulasi, membuatnya lebih mudah mengelola tim global di berbagai zona waktu dan budaya.

Dengan mengoptimalkan manfaat HRIS, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih fleksibel dan efisien yang mendukung baik karyawan maupun manajer dalam arahan kerja jarak jauh mereka. Apakah Anda mencari cara meningkatkan produktivitas, mempromosikan partisipasi karyawan, atau memudahkan proses HR, sistem HRIS adalah alat yang esensial bagi siapa pun yang berusaha mengelola lingkungan kerja modern.

Pemikiran Akhir

Dalam era digital ini, kerja jarak jauh akan tetap ada. Dengan alat-alat dan strategi yang tepat, perusahaan dapat berjalan dengan baik di lingkungan kerja baru ini. Dengan menerapkan HRIS, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawannya merasa terhubung, terlibat, dan produktif. Apakah Anda adalah startup kecil atau korporasi besar, menginvestasikan dalam HRIS dapat menjadi solusi yang tepat untuk departemen HR Anda dan kesuksesan bisnis Anda secara keseluruhan.

Jadi, jika Anda mencari cara meningkatkan strategi kerja jarak jauh Anda ke tingkat berikutnya, pertimbangkan untuk menginvestasikan dalam HRIS. Dengan kemampuan mengotomatisasi tugas-tugas, meningkatkan komunikasi, dan manajemen data, HRIS adalah solusi yang sempurna bagi siapa pun yang mencari cara mengelola tenaga kerjanya yang bekerja dari jarak jauh secara efektif.