Dalam tahun-tahun terakhir, dunia HR banyak membicarakan tentang berakhirnya penilaian kinerja tahunan. Kenyataannya sejumlah perusahaan besar, seperti Microsoft, IBM, GE dan Accenture, menjadi berita utama sekitar empat tahun lalu, setelah menyatakan penilaian seperti itu tidak lagi sesuai dengan tujuan dan bahwa mereka secara resmi sudah meninggalkannya.

Sikap seperti itu tampaknya juga memiliki pembenaran. Sebuah studi di AS berdasarkan peringkat kinerja 23.000 staf dari 40 perusahaan tidak menemukan tanda-tanda bahwa evaluasi tahunan semacam ini berdampak pada laba atau rugi, atau ada kaitannya dengan kinerja organisasi.

Faktanya, penelitian yang dilakukan oleh Herman Aguinis, profesor manajemen di George Washington University, dan Ernest O’Boyle, associate professor di Kelley School of Business di Indiana University, menunjukkan bahwa dalam banyak perusahaan, 1% dari pekerja dengan kinerja tertinggi dalam suatu organisasi menghasilkan 10% dari total produktivitas perusahaan itu.

Dengan kata lain, tidak peduli berapa lama yang dihabiskan manajer untuk melakukan penilaian kinerja tahunan, sebagian besar pekerja yang pada umumnya kompeten  memberikan kontribusi yang sama terhadap financial perusahaan.

Sebagai hasil dari skeptisisme semacam itu, dikombinasikan dengan ketidakpuasan yang meluas di antara karyawan, munculah  konsep Continuous Performance Management (CPM).

CPM melibatkan manajer dan karyawan – dan bahkan tim atau organisasi yang lebih luas – untuk memberikan umpan balik sepanjang tahun dan bukan sebagai acara tahunan.  Aktivitas ini juga mencakup kegiatan-kegiatan seperti penetapan tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta pertemuan muka secara individu.

Pendekatan ini diyakini menjanjikan hal-hal besar dalam membuat interaksi antara staf dan pemimpin lebih relevan dan tepat waktu, sekaligus mengurangi beban admin manajer pada saat yang bersamaan.

Employee Experience

Seperti yang dikatakan Robert Ordever, direktur pelaksana OC Tanner Europe: “Penelitian terbaru kami menunjukkan bahwa 92% orang menggambarkan ‘employee experience’ sebagai bagian dari kehidupan kerja sehari-hari mereka dan bukan kejadian penting saja. Jadi employee experience adalah apa yang sedang menjadi topik saat ini – dan performance management harus selalu menjadi bagian dari itu. “

Misalnya, jika seseorang pantas dipuji atau melakukan kesalahan, sangat baik untuk segera mengkomunikasikan hal ini dengan individu yang bersangkutan atau, jika tidak, momen itu hilang. “Umpan balik yang lebih cepat berarti perbaikan yang lebih cepat, dan sekaligus juga membantu untuk membangun hubungan yang lebih ‘manusiawi’ antara pemimpin dan karyawan,” kata Robert.

Meskipun banyak hal positif yang ditawarkan oleh CPM, adopsi sampai saat ini terbatas, dengan pasar baru mulai lepas landas.

Faktanya, menurut laporan konsultasi Performance Management Global 2019 Mercer, jumlah organisasi yang masih menggunakan tinjauan tahunan telah turun hanya 10% menjadi 84% selama enam tahun terakhir – meskipun hanya 2% responden yang masih percaya bahwa sistem penilaian kinerja tahunan mereka saat ini memberikan nilai tambah yang sangat besar.

Mendukung Adopsi CPM

Jadi mengapa demikian dan adakah teknologi yang cocok membantu mempercepat adopsi CPM? Menurut Dunja Wolff, manajer tim transformasi digital klien konsultasi SDM NGA Human Resources, meskipun CPM belum secara umum diadopsi, departemen HR melihat gagasan itu secara luas.

“Ada pengakuan atas fakta bahwa pendekatan kinerja tradisional tidak lagi efektif. Tapi sementara beberapa organisasi pindah ke CPM dan menyingkirkan penilaian tahunan mereka, banyak yang belum sampai ke sana, dan banyak yang lain yang akhirnya memulai menambahkan satu atau dua fitur umpan balik di atas proses tahunan,” kata Dunja.

Bentuk hybrid CPM atau CPM campuran ini paling umum saat ini, tambah Wolff, karena ini yang paling tidak mengganggu proses yang ada. Misalnya, jika beralih ke pendekatan CPM murni di mana penilaian tahunan tidak ada lagi, akan perlu penyesuaian model kompensasi staf, mungkin dengan memindahkannya ke model triwulanan, yang dapat menimbulkan resistensi dari tim kompensasi.

Tapi ada masalah lain juga. “Anda membuat perubahan dari situasi di mana segala sesuatu sangat terkontrol dan peran karyawan dan manajer didefinisikan dengan jelas, ke  situasi dimana tidak ada garis yang jelas antara karyawan dan manajer, terutama jika Anda memberikan umpan balik dua arah. Jadi itu bisa sangat membingungkan bagi para manajer dan mereka mungkin membutuhkan dukungan,” kata Dunja.

Dukungan yang dibutuhkan bukanlah hanya memberikan bimbingan dan pelatihan yang sesuai, tetapi juga meluangkan waktu untuk meyakinkan mereka tentang manfaat yang akan didapatkan oleh banyak orang, bukan hanya melihat perubahan ini sebagai sesuatu yang menambah beban kerja mereka. Sebagai upaya untuk menurunkan resistensi dan membuat perubahan ini lebih berhasil, dukungan dan komitmen pimpinan perusahaan akan terbukti sangat penting.

Saat ini, pimpinan HR mendorong perubahan ini di beberapa organisasi, tetapi para pemimpin sering menolak. Dipihak lain,  HR juga tidak ingin menghapus penilaian kinerja tahunan sebelum ada sesuatu yang sesuai dapat menggantikannya. Penilaian kinerja terkait dengan promosi, kenaikan gaji, dan berurusan dengan perselisihan, jadi mereka tidak ingin menghapus hal ini sampai ada yang bisa menggantikan fungsi ini,” tambahnya.

Saat ini terdapat banyak sistem performance management yang muncul di pasaran untuk mendukung pergeseran ke CPM, yang memungkinkan percakapan terstruktur, lebih kolaboratif karena manajer dan agar staf memiliki akses ke konten.

Aplikasi HRIS seperti forwardHR juga dapat membantu untuk membuat keputusan yang tepat dan melakukan analisis data untuk menemukan area yang dibutuhkan untuk membantu menyesuaikan rencana pembelajaran dan pengembangan.

Tetapi pada akhirnya, untuk memastikan kesuksesan, hal ini bukan tentang teknologi itu saja tetapi lebih tentang penyesuaian budaya perusahaan – dan hal ini yang pasti membutuhkan waktu yang lama untuk diimplementasikan. Oleh karena itu, “CPM adalah perjalanan”, Dunja percaya bahwa diperlukan waktu antara dua hingga tiga tahun untuk memperkenalkan dan menanamkan secara efektif.

“CPM cenderung dikenal sebagai salah satu bagian dari transformasi budaya yang lebih besar atau sebagai pendorong untuk mengubah pola pikir dan membawa lebih banyak fleksibilitas. Jadi ini bukan hanya tentang proses HR atau proyek teknologi, ini terkait dengan perencanaan strategis yang jauh lebih besar,” kata Dunja.