Bisnis software dapat dibedakan berdasarkan fungsinya, seperti software ERP, software Akuntansi, Customer Relationship Management, dan Warehouse Management System. Penggunaan kata software ERP (Enterprise Resource Planning) dan software Akuntansi seringkali digunakan untuk software yang sama. Hal ini menimbulkan banyak pertanyaan, apakah perbedaan antara software akuntansi dan software ERP?

Software Akuntansi

Software akuntansi adalah software yang dapat digunakan untuk mengelola keuangan suatu perusahaan. Mulai dari pengelolaan General Ledger (GL) atau buku besar, pembuatan laporan keuangan seperti Laporan Rugi Laba dan Laporan Neraca, semuanya dikelola oleh software akuntansi. Software Akuntansi yang lebih lengkap bahkan bisa menyimpan transaksi dalam mata uang asing, dan mengelola kurs berbagai mata uang.

Pengertian software akuntansi yang lebih luas juga termasuk modul pendukung lainnya seperti Accounts Receivable (Piutang), Accounts Payable (Hutang), dan Cash/Bank (Kas/Bank). Modul-modul pendukung ini sama seperti buku hutang dan piutang yang mencatat transaksi dengan informasi yang lebih rinci seperti informasi pelanggan, tanggal due date, dan lainnya.

Software Akuntansi yang lebih lengkap bahkan memiliki modul-modul tambahan seperti modul penjualan, pembelian dan gudang (inventory). Semua modul ini terintegrasi dimana transaksi pada modul-modul operasional atau front office tersebut akan otomatis menghasilkan jurnal pada modul akuntansi. Pada pelaksanaannya, perusahaan yang menggunakan software akuntansi akan mencatat transaksi yang terjadi di lapangan dengan dokumen manual, yang kemudian semua dokumen-dokumen tersebut dikirim ke bagian accounting yang akan memasukan data tersebut ke dalam sistem akuntansi.

Software ERP

Sedangkan software ERP adalah software yang mengelola seluruh proses bisnis mulai dari pembelian, penjualan, gudang, produksi, sampai ke proses keuangan. Software ERP biasanya memiliki fitur yang lebih lengkap yang dapat dikonfigurasi sesuai dengan proses yang ada di suatu perusahaan.

Sama seperti dalam software akuntansi, modul-modul dalam software ERP terintegrasi dengan erat. Transaksi yang terjadi pada modul operasional, akan membentuk transaksi untuk modul berikutnya, sampai pada akhirnya menjadi jurnal di modul akuntansi. Misalnya, pengiriman barang ke customer dapat memicu pembuatan transaksi invoice di modul piutang, yang selanjutnya memicu pembuatan jurnal di modul akuntansi.

Perbedaan kedua software

Perbedaan yang jelas antara software akuntansi dan software ERP antara lain:

• Bagian mana yang melakukan entri data ke dalam sistem

  Transaksi pada modul ERP dimasukan ke software sejak terjadinya di lapangan, misalnya penerimaan barang digudang akan dimasukan ke sistem langsung oleh bagian gudang. Sedangkan pada software Akuntansi, bagian-bagian lain mengirim dokumen transaksi ke bagian akuntansi untuk dimasukan ke software.

• Banyaknya fitur dan fleksibilitas dalam hal konfigurasi

  Software ERP sangat fleksibel dan dapat dikonfigurasi mengikuti proses yang ada dalam perusahaan. Misalnya jurnal yang terjadi dari transaksi sales, dalam software ERP dapat di set ke akun berbeda-beda.

• Jumlah pengguna (users)

  Karena software ERP dirancang untuk digunakan pada perusahaan yang lebih besar dengan jumlah karyawan yang banyak, software ERP dapat digunakan oleh banyak users, sampai jumlah ratusan bahkan ribuan, tanpa menimbulkan masalah dalam performance software. Kebalikannya software akuntansi biasanya hanya bisa digunakan untuk perusahaan dengan jumlah users lebih sedikit.

Salah satu contoh software ERP adalah forwardERP yang disupport oleh BSC Indonesia. forwardERP menggunakan Odoo sebagai dasar lalu dimodifikasi untuk disesuaikan dengan iklim di Indonesia dan di support secara lokal oleh BSC. Dengan fitur yang lengkap dan fleksibilitas yang tinggi, forwardERP tergolong software ERP yang cukup handal dan fleksibel dalam memenuhi kebutuhan perusahaan di Indonesia.

Software ERP dan software Akuntansi memang memiliki kemiripan, namun ada perbedaan yang jelas. Dan jika anda membutuhkan software untuk perusahaan anda, pastikan anda sudah jelas apakah anda membutuhkan software akuntansi atau software ERP.