Onboarding karyawan baru adalah langkah penting dalam mengintegrasikan mereka ke dalam organisasi, dan menggunakan model DISC dapat secara signifikan meningkatkan proses ini. Dengan memahami berbagai tipe kepribadian yang ada dalam kerangka DISC—Dominance (D), Influence (I), Steadiness (S), dan Conscientiousness (C)—tim HR dapat menyesuaikan pengalaman onboarding yang sesuai dengan kebutuhan individu. Ini tidak hanya membantu karyawan baru merasa diterima, tetapi juga mempersiapkan mereka untuk sukses sejak hari pertama. Mari kita jelajahi bagaimana model DISC dalam HRIS dapat memperlancar prosedur onboarding ecara efektif.

Memahami Profil DISC

Pada dasarnya, model DISC mengkategorikan individu ke dalam empat sifat kepribadian utama:

• Dominance (D): Individu ini tegas dan berorientasi pada tujuan. Mereka berkembang dalam lingkungan di mana mereka dapat mengambil kendali dan membuat keputusan cepat. Karyawan dengan gaya Dominance sering kali menjadi pemimpin alami yang siap menghadapi tantangan.
• Influence (I): Orang-orang dengan sifat ini sosial dan antusias, sering kali unggul dalam pengaturan kolaboratif di mana membangun hubungan sangat penting. Mereka biasanya memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan dapat memotivasi orang lain.
• Steadiness (S): Individu yang stabil menghargai harmoni dan konsistensi. Mereka sering menjadi anggota tim yang mendukung dan lebih suka lingkungan kerja yang stabil. Karyawan dengan gaya Steadiness cenderung sabar dan dapat diandalkan, serta memiliki kemampuan untuk bekerja sama dengan baik dalam tim.
• Conscientiousness (C): Individu ini detail-oriented dan analitis. Mereka menghargai struktur dan harapan yang jelas. Karyawan dengan gaya Conscientiousness biasanya sangat teliti dan berusaha untuk memenuhi standar tinggi dalam pekerjaan mereka.

Dengan menilai karyawan baru menggunakan model DISC, organisasi dapat mendapatkan wawasan tentang kepribadian mereka dan menyesuaikan proses onboarding sesuai. Misalnya, seorang karyawan baru dengan gaya Dominance mungkin lebih suka pendekatan langsung dengan tugas-tugas yang jelas, sementara seseorang dengan gaya Steadiness mungkin lebih banyak mendapatkan manfaat dari aktivitas membangun hubungan selama hari-hari awal mereka.

Pentingnya Preboarding

Banyak organisasi mengabaikan fase pre-boarding—periode antara penerimaan pekerjaan dan hari pertama resmi. Ini adalah kesempatan yang terlewatkan untuk membangun rasa memiliki di antara karyawan baru. Selama preboarding, tim HR dapat mengirimkan paket sambutan atau email pengantar yang menjelaskan apa yang diharapkan pada hari pertama. Pendekatan proaktif ini membantu mengurangi kecemasan dan membangun antusiasme untuk bergabung dengan tim.

Menurut penelitian, hanya 23% perusahaan yang memanfaatkan periode pre-boarding ini secara efektif. Dengan memanfaatkan waktu ini, organisasi dapat menciptakan suasana menyambut yang menetapkan nada untuk pengalaman onboarding yang positif.

Aktivitas Pre-boarding

Selama fase preboarding, ada beberapa aktivitas yang bisa dilakukan untuk membuat karyawan baru merasa lebih diterima:

1. Pengiriman Paket Sambutan: Kirimkan paket sambutan berisi barang-barang seperti alat tulis, buku pegangan karyawan, atau bahkan merchandise perusahaan. Ini memberikan kesan positif sebelum mereka mulai bekerja.
2. Email Selamat Datang: Kirimkan email selamat datang dari manajer atau tim HR yang menjelaskan apa yang akan terjadi pada hari pertama. Sertakan informasi tentang siapa yang akan mereka temui dan apa yang harus dibawa.
3. Akses ke Platform Internal: Berikan akses awal ke platform internal perusahaan seperti intranet atau grup chat agar karyawan baru bisa mulai berkenalan dengan rekan-rekan kerja mereka.
4. Sesi Q&A Virtual: Adakan sesi tanya jawab secara virtual sebelum hari pertama untuk menjawab pertanyaan karyawan baru tentang perusahaan, budaya kerja, atau hal-hal lain yang mungkin mereka khawatirkan.

Dengan melakukan aktivitas-aktivitas ini, perusahaan dapat menciptakan suasana positif sebelum karyawan baru mulai bekerja.

Orientasi: Pengalaman Hari Pertama

Orientasi biasanya adalah saat karyawan baru diperkenalkan pada kebijakan perusahaan, budaya, dan peran spesifik mereka. Sangat penting untuk memastikan bahwa fase ini terorganisir dengan baik dan informatif. Karyawan baru harus disambut dengan hangat oleh rekan-rekan mereka dan diperkenalkan kepada personel kunci dalam organisasi.

Rincian Penting dalam Orientasi

Selama orientasi, penting untuk mencakup rincian logistik seperti:

• Buku Pegangan Karyawan: Buku pegangan ini berisi informasi penting tentang kebijakan perusahaan, prosedur kerja, serta hak dan kewajiban karyawan.
• Pelatihan Kepatuhan: Ini termasuk pelatihan tentang kebijakan anti-diskriminasi, keamanan data, dan kepatuhan hukum lainnya yang relevan bagi perusahaan.
• Informasi Manfaat: Berikan penjelasan mengenai manfaat kesehatan, cuti tahunan, program pensiun, dan lainnya agar karyawan baru tahu apa saja yang bisa mereka manfaatkan.

Fase ini juga harus menekankan saluran komunikasi terbuka di mana karyawan baru dapat mengajukan pertanyaan atau meminta bantuan saat mereka menavigasi lingkungan baru mereka. Dengan menciptakan suasana ramah sejak hari pertama, organisasi dapat membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat.

Membangun Hubungan di Hari Pertama

Untuk membuat pengalaman orientasi lebih menyenangkan:

1. Aktivitas Ice-Breaker: Lakukan aktivitas ice-breaker untuk membantu karyawan baru mengenal satu sama lain serta rekan-rekan kerjanya dengan cara yang menyenangkan.
2. Tur Kantor: Berikan tur kantor agar karyawan baru tahu lokasi penting seperti ruang rapat, pantry, dan fasilitas lainnya.
3. Perkenalan Tim: Perkenalan tim secara informal bisa membantu membangun hubungan lebih cepat antara karyawan baru dan rekan-rekannya.

Dengan pendekatan ini, orientasi tidak hanya menjadi sesi formal tetapi juga momen sosial yang menyenangkan bagi semua orang.

Pelatihan: Memperlengkapi Karyawan Baru untuk Sukses

Fase pelatihan adalah salah satu komponen paling kritis dari onboarding. Ini adalah saat di mana karyawan baru belajar tentang peran mereka secara mendetail dan menerima alat yang diperlukan untuk berkinerja efektif. Menggunakan penilaian DISC selama pelatihan memungkinkan pemberi kerja menyesuaikan konten berdasarkan gaya belajar individu.

Menyesuaikan Pelatihan Berdasarkan Gaya DISC

Misalnya:

• Individu Dominan mungkin lebih suka pelatihan cepat dengan tantangan langsung.
• Tipe Influensial mungkin berkembang dalam pengaturan kelompok di mana mereka dapat berkolaborasi dengan orang lain.
• Karyawan Stabil bisa mendapatkan manfaat dari pelatihan langsung yang memungkinkan mereka membangun hubungan dengan rekan-rekan.
• Individu Teliti mungkin menghargai sesi pelatihan terstruktur dengan instruksi rinci.

Dengan menyesuaikan pendekatan pelatihan berdasarkan profil DISC, organisasi dapat meningkatkan keterlibatan dan retensi informasi di antara karyawan baru.

Jenis Pelatihan Efektif

Ada beberapa jenis pelatihan yang bisa diterapkan:

1. Pelatihan Praktis: Memberikan kesempatan bagi karyawan baru untuk langsung terlibat dalam tugas-tugas sehari-hari di bawah bimbingan mentor atau supervisor.
2. Workshop Interaktif: Mengadakan workshop interaktif di mana peserta bisa berdiskusi tentang tantangan nyata yang dihadapi di tempat kerja serta solusi potensialnya.
3. E-Learning: Menyediakan modul e-learning memungkinkan fleksibilitas bagi karyawan untuk belajar sesuai waktu mereka sendiri sambil tetap mendapatkan informasi penting tentang pekerjaan mereka.
4. Mentoring: Menugaskan mentor bagi setiap karyawan baru bisa sangat membantu dalam memberikan dukungan moral serta bimbingan praktis selama masa transisi ini.

Dengan berbagai metode pelatihan ini, organisasi dapat memastikan bahwa semua gaya belajar terpenuhi sehingga setiap karyawan merasa didukung dalam proses pembelajaran mereka.

Dukungan Berkelanjutan: Umpan Balik Pasca-Onboarding

Proses onboarding tidak berakhir setelah minggu pertama atau bulan pertama; itu harus berkembang menjadi dukungan berkelanjutan bagi karyawan baru. Di sinilah pasca-onboarding berperan. Pemeriksaan rutin memungkinkan tim HR mengumpulkan umpan balik tentang pengalaman onboarding dan menangani kekhawatiran yang mungkin dimiliki karyawan baru.

Pentingnya Umpan Balik

Umpan balik sangat penting karena memberikan wawasan kepada perusahaan tentang bagaimana proses onboarding berjalan dari perspektif karyawan baru. Hal ini juga menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap kesejahteraan karyawannya setelah masa orientasi selesai.

Mekanisme umpan balik bisa mencakup:

• Pertemuan Satu-satu dengan Manajer: Pertemuan rutin antara manajer dan karyawan baru untuk mendiskusikan kemajuan serta tantangan yang dihadapi selama periode transisi ini.
• Survei Anonim: Menggunakan survei anonim memberikan kesempatan bagi karyawan untuk berbagi pengalaman mereka tanpa rasa takut akan konsekuensi negatif.
• Forum Terbuka: Mengadakan forum terbuka di mana semua anggota tim dapat berbagi pendapat tentang pengalaman onboarding serta memberikan saran untuk perbaikan ke depan.

Dengan tetap terhubung dengan karyawan baru setelah onboarding formal berakhir, organisasi menunjukkan komitmen mereka terhadap kesejahteraan dan pengembangan karyawan. Dukungan berkelanjutan ini membantu memperkuat lingkungan kerja positif di mana karyawan merasa dihargai dan terlibat.

Meningkatkan Dinamika Tim Melalui DISC

Menggunakan penilaian DISC tidak hanya bermanfaat bagi pengalaman onboarding individu tetapi juga meningkatkan dinamika tim secara keseluruhan. Ketika anggota tim memahami gaya kepribadian satu sama lain, mereka dapat berkomunikasi lebih efektif dan berkolaborasi lebih baik.

Manfaat Pemahaman Tim

Ketika semua anggota tim mengetahui kekuatan masing-masing berdasarkan profil DISC:

• Mereka dapat saling melengkapi satu sama lain dalam proyek-proyek.
• Komunikasi menjadi lebih lancar karena setiap orang memahami cara terbaik untuk berinteraksi satu sama lain.
• Konflik dapat diminimalkan karena anggota tim lebih peka terhadap perbedaan cara berpikir satu sama lain.

Misalnya:

• Tim yang terdiri dari berbagai gaya DISC dapat memanfaatkan perbedaan mereka untuk mendekati masalah dari berbagai sudut pandang.
• Manajer yang memahami kekuatan tim mereka dapat mendelegasikan tugas lebih efektif, memastikan bahwa semua orang bekerja sesuai dengan kecenderungan alami mereka.

Pemahaman ini mendorong budaya inklusif di mana semua karyawan merasa diberdayakan untuk memberikan kontribusi secara berarti.

Kesimpulan

Menggabungkan DISC ke dalam prosedur onboarding HRIS menawarkan banyak keuntungan bagi baik pemberi kerja maupun karyawan baru. Dengan memahami sifat kepribadian individu melalui penilaian DISC, organisasi dapat menciptakan pengalaman onboarding yang dipersonalisasi yang mengarah pada keterlibatan yang lebih tinggi, peningkatan kinerja, dan pada akhirnya tingkat retensi yang lebih besar.

Dari inisiatif preboarding yang menetapkan panggung untuk kesuksesan hingga program pelatihan yang disesuaikan yang mempersiapkan karyawan untuk peran mereka, memanfaatkan DISC menyediakan kerangka kerja komprehensif untuk onboarding yang efektif. Seiring tempat kerja terus berkembang dengan cepat, mengadopsi strategi semacam ini akan memastikan bahwa organisasi tetap kompetitif sambil membangun lingkungan dukungan bagi semua karyawan.

Dengan menerapkan praktik-praktik ini, perusahaan tidak hanya memperlancar proses onboarding mereka tetapi juga membudayakan pemahaman dan kolaborasi yang bermanfaat bagi semua pihak terlibat. Melalui penggunaan model DISC dalam proses onboarding HRIS, kita tidak hanya menciptakan pengalaman awal yang positif tetapi juga pondasi kuat bagi hubungan kerja jangka panjang antara perusahaan dan para karyawannya.