Keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan Anda dimulai dari pemilihan software yang tepat. Sistem ERP yang paling bagus sekalipun, jika tidak tepat untuk perusahaan Anda, akan berakibat kegagalan implementasi. Untuk mendapatkan sistem ERP yang tepat, ikuti cara para konsultan dalam memilih software yang benar.

Banyak sistem ERP yang sudah terkenal dan sudah ‘proven’ digunakan oleh ratusan bahkan ribuan perusahaan. Namun keberhasilan implementasi software pada perusahaan berbeda-beda, ada yang berhasil baik ada yang gagal. Perusahaan analis Gartner, mengatakan “75% ERP implementation gagal”. Apa sebabnya? Bagaimana untuk mengurangi risiko kegagalan?

Keberhasilan implementasi software yang cukup kompleks seperti sistem ERP, dimulai dari kemampuan mendefinisikan kebutuhan perusahaan (requirements) dengan baik dan lengkap. Para konsultan dalam membantu perusahaan memilih software seringkali menggunakan 3 kategori kebutuhan perusahaan:

1. Functional Requirements
2. Vendor Requirements
3. Technical Requirements

Functional Requirements

Functional requirements adalah daftar kebutuhan dari segi fungsinya. Dengan kata lain, fungsi apa sajakah yang sekarang terjadi atau yang akan dibutuhkan. Fungsi ini bisa dikelompokan lagi ke modul-modulnya seperti misalnya fungsi di accounting, inventory management, sales, dan purchase.

Contohnya di bagian accounting, salah satu functional requirementnya misalnya ‘jurnal ke buku besar harus melalui proses posting’. Functional requirements bisa juga memuat spesifikasi suatu kebutuhan, misalnya ‘Kode Chart of Accounts harus dapat memuat 34 alphanumeric character’.

Sedangkan di bagian Inventory Management, functional requirementnya dapat berupa ‘Sistem harus dapat mengelola multi lokasi dan multi gudang’ atau ‘Metode penilaian inventory harus dapat menggunakan metode Weighted Average’.

Semua functional requirements ini perlu didefinisikan dan didokumentasikan dengan baik agar jelas bagi perusahaan sendiri dan vendor yang nanti akan diundang. Proses pendefinisian functional requirements dalam suatu perusahaan akan memakan waktu dan tenaga. Agar dapat berjalan dengan baik perlu ditunjuk orang atau tim yang akan melaksanakan pembuatannya.

Keterlibatan manajemen pun penting dalam keberhasilan pembuatan dokumen functional requirements. Karena pembuatan ini akan melibatkan semua bagian, sosialisasi pekerjaan ini dan dukungan manajemen akan membawa hasil yang lebih optimal.

Vendor Requirements

Vendor requirements adalah kriteria yang dibutuhkan dalam menilai vendor software yang menjadi kandidat. Meskipun biasanya tidak panjang, bahkan dalam project yang lebih kecil, hal ini bisa diabaikan, paling tidak ada beberapa hal minimum yang perlu menjadi syarat atau kondisi pemilihan software.

Hal yang utama dalam kriteria vendor misalnya berapa lama vendor sudah beroperasi. Ini dalam menunjukan seberapa stabil perusahaan tersebut sehingga dapat memberikan support yang dibutuhkan dalam jangka panjang.

Dari pengalaman kami, ada beberapa perusahaan yang mengaku bahwa software yang dibeli tidak dapat disupport lagi karena vendornya sudah tidak ada. Hal ini mempunyai dampak buruk mengingat investasi yang dikeluarkan, baik dari segi dana dan sumber daya manusia, akan sia-sia.

Technical Requirements

Technical requirements adalah kriteria teknis yang biasanya berhubungan dengan teknologi yang digunakan. Misalnya saja, solusi yang ditawarkan harus berjalan di Windows OS karena server Anda sudah menggunakan Windows. Atau database yang digunakan tidak boleh menggunakan database tertentu.

Saat ini dengan maraknya solusi ‘cloud’, kriteria teknis ini menjadi kurang penting dalam pemilihan software. Solusi cloud memberikan kemudahan bagi users karena tidak membutuhkan investasi hardware dan maintenancenya, karena semua akan dikelola dan dipelihara oleh vendor. Untuk mengetahui apakah solusi cloud tepat untuk perusahaan anda dan cara untuk memaksimalkan solusi cloud akan dibahas di artikel mendatang.

—-

Pemilihan software ERP yang tepat akan sangat berpengaruh pada keberhasilan implementasi yang memakan waktu dan biaya yang besar. Untuk meningkatkan keberhasilan implementasi software ERP, mulailah dengan mendefinisikan kebutuhan perusahaan Anda.