Kalau di marketing kita mengenal “4P of marketing”, dalam performance management kita perlu mengenai “3P of Performance Management”. Berdasarkan masukan dari puluhan professional HR, kami menemukan bahwa banyak tantangan dalam penilaian karyawan disebabkan oleh kekurangan dalam salah satu dari 3P utama performance management: Purpose, People dan Process.

Tiga komponen penting yang menjadi bagian dari strategi performance management Anda ini dapat menentukan efektifitas proses penilaian yang pada akhirnya akan berdampak terhadap kinerja seluruh perusahaan Anda. Untungnya ada cara yang relatif mudah untuk memperbaiki proses ini, yaitu dengan memperhatikan 3P of performance management. 

Apakah Anda ingin memperbarui dan memodernisasi metode penilaian Anda, atau ingin membangun kembali strategi kinerja Anda sepenuhnya, atau hanya ingin tahu tentang aspek evaluasi apa yang dapat Anda optimalkan, 3P of performance management akan berguna untuk Anda.

Purpose

Salah satu tantangan terbesar yang kita lihat dalam upaya  meluncurkan strategi performance management yang sukses di seluruh organisasi adalah tidak adanya keselarasan antara rencana dan apa yang organisasi ingin capai. Mengikuti proses yang sudah ada dari dulu saja terlihat sepertinya Anda hanya melalui proses ini hanya karena mengikuti tradisi saja. Waktu adalah uang untuk bisnis, dan untuk setiap menit yang dihabiskan untuk tugas dan kegiatan performance management pada akhirnya harus menghasilkan nilai untuk bisnis dan semua orang yang terlibat.

Saat merancang atau merancang ulang rencana performance management Anda, mundur selangkah dan tanyakan ‘Apa tujuannya’?

• Hasil apa yang ingin Anda dapatkan dari karyawan dan manajer Anda di setiap tahap? Apa untungnya bagi mereka?
• Hasil apa yang diharapkan oleh bisnis dan apa yang akan menjadi indikator kinerja?
• Apa metric utama yang Anda lihat dan analisa dalam pengambilan keputusan?
• Aspek apa saja yang harus dimasukkan dalam formulir penilaian? Goals dan KPI? Values? Development plans? Skills?
• Apa regulasi atau peraturan (jika berlaku) yang ada (seperti persyaratan akreditasi atau standar lainnya) yang mungkin harus menjadi bagian penilaian anda?
• Values atau nilai budaya organisasi apa saja yang harus dimasukkan ke dalam rancangan anda dan mengapa?
• Masalah apa yang ingin Anda diagnosa atau atasi dengan strategi baru?

Mempertajam fokus dalam performance management perusahaan Anda akan membantu ketika merancang atau memperbarui strategi Anda dan akan memastikan nilainya tidak hanya mudah disampaikan, tetapi juga akan dirasakan hasilnya oleh semua yang terlibat.

People

Performance management dimulai dan diakhiri dengan people (manusia). Dengan mempertimbangkan siapa yang terlibat, seberapa banyak mereka terlibat, dan mengapa mereka terlibat, HR dapat membuat perbedaan besar pada motivasi karyawan dan manajer yang ikut serta. HR mungkin memiliki visi jangka panjang yang baik untuk strategi performance management, tetapi apabila faktor manusianya belum dipertimbangkan dan diperhitungkan, itu akan tetap menjadi mimpi tidak dapat direalisasi. Berikut adalah beberapa aspek “Manusia” yang penting yang harus dipertimbangkan:

Support dari pimpinan

Para pemimpin perusahaan tidak hanya harus mendukung visi dan proses performance management HR, mereka juga harus memperjuangkannya. Seperti inisiatif, proses, atau ekspektasi perusahaan lainnya, dukungan pemimpin  adalah kunci untuk memastikan mesin performance management Anda yang berkinerja baik dan terus berjalan. Dalam artikel Harvard Business Review-nya yang berjudul, ‘The Hard Side of Change’, Harold L. Sirkin mengatakan bahwa jika karyawan tidak melihat bahwa pemimpin perusahaan mendukung proses ini, mereka akan sulit berubah. Libatkan tim kepemimpinan perusahaan Anda dalam perencanaan performance management. Beri mereka suara dalam menentukan bagaimana proses akan bekerja dan bagikan hasil yang berguna yang akan meningkat kemampuan mereka untuk memimpin perusahaan. Pastikan anda mempunyai ekspektasi yang jelas tentang tindak lanjut dan komitmen mereka dan ingatkan secara rutin.

Mintalah Karyawan untuk Menilai Diri Sendiri (Self Assessment)

Jika Anda belum melibatkan karyawan dalam self assessment, kami sarankan untuk melakukan hal ini! Memberi karyawan kesempatan untuk memberikan perspektif mereka dalam proses penilaian secara tidak langsung menggeser tanggung jawab dari manajer ke karyawan untuk berpartisipasi dalam percakapan dua arah yang lebih seimbang. Mempunyai penilaian diri sendiri oleh karyawan juga memungkinkan para manajer mengukur pikiran dan sikap karyawan sebelum diskusi. Perusahaan perlu menyarankan agar karyawan memperbarui goal mereka secara berkala, diberikan kesempatan untuk mengomentari pencapaian dan kebutuhan pengembangan, serta mendorong mereka untuk menilai kompetensi dan keterampilan mereka sendiri dan memberikan contoh-contoh yang mendukung penilaian diri mereka.

Libatkan Lebih Banyak Karyawan dengan Umpan Balik 360 °

Dampak dari kinerja karyawan tidak terbatas pada hubungan karyawan-manajer, sepatutnya penilaian kinerja pun tidak dibatasi seputar hubungan antara karyawan-manajer saja.

Karyawan sering bekerja dengan beberapa manajer atau tim untuk mencapai tujuan mereka. Performance review hanya melibatkan manajer saja berisiko gambaran yang lebih luas mengenai kinerja karyawan tersebut. 

Ketika Anda memikirkan orang-orang yang harus dilibatkan dalam proses tersebut, pikirkan juga orang-orang di luar manajer dan supervisor, seperti rekan kerja dan tim lain yang berinteraksi dengan karyawan tersebut di seluruh perusahaan. Ini bisa dalam bentuk umpan balik informal dalam bentuk email, survei, atau jika Anda ingin menjadi sangat canggih, memungkinkan karyawan dan manajer untuk meminta input 360° formal pada kompetensi. 

Idenya adalah untuk menciptakan budaya dimana karyawan tahu bahwa perilaku dan tindakan sehari-hari mereka diakui oleh para manajer dan diperhitungkan dalam evaluasi mereka. Sebagai bonus tambahan, masukan dari orang lain membantu manajer memberikan ulasan yang lebih akurat dan komentar yang jauh lebih baik karena dapat melihat komentar dari banyak orang!

Latih Tenaga Kerja Anda untuk Memberikan Umpan Balik yang Efektif

Melibatkan orang yang tepat baru langkah awal, Anda juga harus memastikan mereka dilengkapi dengan alat untuk memastikan mereka adalah peserta yang efektif. Bahkan proses penilaian kinerja terbaik dapat menjadi kurang efektif di mata karyawan jika manajer tidak memberikan umpan balik yang tepat atau jika pengulas 360° berfokus pada pendapat, bukan perilaku. HR disarankan adanya komunikasi dengan semua yang terlibat mengenai tujuan di balik umpan balik dan berbagi cara serta harapan tentang apa yang harus menjadi fokus umpan balik dan kapan umpan balik itu diberikan.

Process

‘P’ terakhir berhubungan dengan ‘Process’ dan bagaimana proses performance management bekerja dan mereview kembali pada setiap akhir tahun atau siklus. Sudah menjadi pendapat umum, bahwa penilaian tradisional setahun sekali tidaklah cukup untuk memberi masukan untuk pengembangan, atau untuk memastikan tujuan kinerja organisasi tetap di jalurnya. 

Banyak organisasi mendesain ulang proses mereka untuk memasukkan lebih banyak check-in dan touch-point untuk manajer dan karyawan sehingga proses mereka lebih merupakan percakapan berkelanjutan tentang kemajuan goals dan umpan balik karyawan. Ini terdengar hebat dan masuk akal dalam teori tetapi kenyataannya adalah bahwa setiap organisasi harus merancang proses mereka sendiri yang tepat dalam keadaan dan kebutuhan unik mereka.

Bagaimana ‘Process’ performance management suatu perusahaan dirancang tergantung pada dua P sebelumnya ‘Purpose & People, dan dua faktor utama lainnya:

1. Apa yang dimiliki organisasi Anda saat ini untuk performance management
2. Budaya perusahaan Anda

Mari kita bahas skenario yang sangat umum: 

Jika sebuah perusahaan memiliki jajaran manajer bertenor cukup lama yang sudah terbiasa menjalankan penilaian tahunan selama 25 menit setiap tahunnya, hampir mustahil untuk memperkenalkan check-in formal bulanan atau bahkan triwulanan tanpa reaksi penolakan. Kami menyarankan anda merencanakan strategi transisi dari tempat mereka berada sekarang ke tempat yang mereka inginkan dan memastikan tenaga kerjanya mengetahui jalannya  dan apa yang akan diharapkan dari mereka. Untuk perusahaan yang ingin berevolusi dari penilaian tahunan ke proses performance management yang lebih berkelanjutan, kami sarankan untuk melakukannya secara bertahap. Mulailah dengan check-in pertengahan tahun bersama dengan umpan balik informal dan jurnal kinerja, kemudian pindah ke ulasan triwulanan dan kemudian bulanan.

Untuk perusahaan yang operasi utamanya seputar proyek jangka panjang, penilaian tahunan bahkan mungkin tidak masuk akal dan sebaliknya, perusahaan mungkin memilih evaluasi proyek sewaktu-waktu, dan check in 30-60-90 hari untuk karyawan baru.

Untuk perusahaan baru atau mereka yang tumbuh dengan cepat dengan milenium dan karyawan yang haus umpan balik, perubahan proses performance management berkelanjutan mungkin merupakan strategi terbaik dan disambut oleh semua orang dengan tangan terbuka.

Demikian pula, organisasi yang lebih besar atau lebih kompleks mungkin memerlukan beberapa proses untuk memenuhi kebutuhan masing-masing lokasi atau divisi. Intinya adalah bahwa proses perusahaan Anda, harus menjadi cerminan perusahaan Anda dan tujuannya, dan bukan cerminan dari apa yang digunakan dalam organisasi lain.