Dalam era digital saat ini, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) lebih penting daripada sebelumnya untuk mengelola data karyawan dengan efisien. Sistem ini menyimpan, memproses, dan mengelola informasi sensitif yang mencakup identifikasi pribadi hingga catatan prestasi.

Namun, seiring dengan peningkatan ketergantungan pada solusi digital, risiko bocornya data dan ancaman keamanan juga meningkat. Keamanan sistem HRIS bukan hanya tentang melindungi data; itu juga tentang menjaga kepercayaan karyawan dan memenuhi persyaratan regulasi yang ketat.

Kegunaan Keamanan HRIS

Data HR adalah salah satu informasi paling sensitif yang perusahaan tangani. Jika terbocor, dapat menyebabkan konsekuensi serius, termasuk pencurian identitas, kerugian keuangan, dan kerusakan reputasi perusahaan. Perusahaan seringkali diwajibkan untuk melindungi data karyawan dan mungkin menghadapi sanksi berat jika tidak memenuhi regulasi perlindungan data seperti Regulasi Perlindungan Data Umum (GDPR) dan Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA).

Fitur Keamanan Utama yang Perlu Dilihat

Ketika mengevaluasi HRIS, beberapa fitur keamanan utama sangat penting. Fitur-fitur ini tidak hanya melindungi dari akses tidak sah tetapi juga memastikan bahwa data tetap utuh dan rahasia sepanjang siklus hidupnya dalam sistem.

Enkripsi Data

Enkripsi data adalah fitur keamanan dasar dalam HRIS. Ada tiga jenis utama enkripsi:

•  Enkripsi di Tempat

Jenis enkripsi ini melindungi data yang disimpan pada disk fisik atau virtual dari akses tidak sah dengan mengenkripsi data ketika tidak aktif digunakan. Ini memastikan bahwa bahkan jika orang tidak berwenang mendapatkan akses fisik ke perangkat penyimpanan, mereka tidak dapat membaca data tanpa kunci dekripsi.

• Enkripsi dalam Perjalanan

Jenis enkripsi ini melindungi data saat bergerak antar sistem, memastikan bahwa data yang ditangkap tidak dapat dibaca tanpa kunci dekripsi yang tepat. Ini sangat penting untuk data yang dikirim melalui internet, di mana data dapat ditangkap oleh aktor jahat.

• Enkripsi dalam Penggunaan

Beberapa sistem HRIS juga menyediakan enkripsi dalam penggunaan, yang mengenkripsi data bahkan ketika sedang diproses. Ini memberikan lapisan keamanan tambahan, memastikan bahwa informasi sensitif tetap dilindungi bahkan selama operasi pengolahan.

Kemampuan Kompatibilitas dengan Regulasi Perlindungan Data

Sistem HRIS harus memenuhi regulasi perlindungan data yang relevan dengan lokasi dan operasi perusahaan. Ini termasuk GDPR di Eropa, HIPAA di sektor kesehatan, dan hukum privasi lokal. Kemampuan kompatibilitas ini memastikan bahwa penyedia HRIS mengikuti praktik terbaik privasi dan keamanan data, yang membantu melindungi dari konsekuensi hukum dan keuangan.

Kontrol Akses

Sistem HRIS efektif menerapkan kontrol akses berbasis peran (RBAC) yang membatasi akses berdasarkan peran individu dalam organisasi. Ini berarti bahwa individu hanya dapat mengakses informasi yang relevan dengan fungsi kerja mereka. Kontrol akses ini membantu mengurangi risiko eksposur data internal dan berperan penting dalam mencegah kebocoran data. Contohnya, manajer HR hanya memiliki akses ke informasi gaji, bukan data pribadi karyawan.

Praktik Terbaik untuk Keamanan Data HR

Selain fitur keamanan bawaan dari HRIS, ada beberapa praktik terbaik yang organisasi harus ikuti untuk meningkatkan keamanan data:

• Lakukan Audit Keamanan Teratur

Audit keamanan teratur membantu mengidentifikasi kelemahan dalam HRIS dan sistem terkait lainnya. Audit ini harus mencakup tes penetrasi, penilaian kerentanan, dan tinjauan kebijakan dan prosedur keamanan. Ini memastikan bahwa sistem tetap aman dan memenuhi persyaratan regulasi.

• Pelatihan Karyawan

Pendidikan karyawan tentang praktik terbaik keamanan data, seperti mengenali upaya penipuan, menggunakan kata sandi kuat, dan melindungi kredensial login. Karyawan yang terinformasi lebih sedikit kemungkinan mengorbankan keamanan data secara tidak sengaja. Ini termasuk pelatihan tentang cara mengelola informasi sensitif dan apa yang dianggap sebagai insiden keamanan.

• Implementasi Minimasi Data

Hanya kumpulkan dan simpan data yang diperlukan untuk proses HR. Mengurangi jumlah data sensitif yang disimpan dalam HRIS mengurangi risiko dan dampak potensi bocornya. Pendekatan ini juga membantu mempertahankan kinerja dengan regulasi perlindungan data dengan mengurangi lingkup data yang perlu dilindungi.

• Rencana Cadangan dan Pemulihan Data

Cadangkan data HR secara teratur dan pastikan Anda memiliki rencana pemulihan data yang kuat. Dalam insiden bocornya data atau gagal sistem, ini memastikan Anda dapat memulihkan informasi penting dan melanjutkan operasi dengan gangguan minimal.

• Batasi Akses Pihak Ketiga

Berhati-hatilah dalam memberikan akses pihak ketiga ke HRIS. Pastikan bahwa pihak ketiga mematuhi standar keamanan data Anda dan tinjau kembali izin akses mereka secara teratur. Ini membantu mencegah akses tidak sah dan potensi bocornya data.

• Tentukan Rencana Tanggapan

Mengembangkan rencana tanggapan yang jelas untuk insiden bocornya data dapat membantu mengurangi kerusakan. Rencana ini harus mencakup langkah-langkah untuk mengandung insiden, menginformasikan pihak yang terkena, dan menangani kelemahan yang menyebabkan insiden. Rencana tanggapan yang jelas memastikan bahwa organisasi Anda siap menghadapi insiden keamanan dengan efektif.

Langkah Tambahan untuk Keamanan yang Ditingkatkan

• Penyimpanan yang Aman

Data karyawan dalam HRIS biasanya disimpan di basis data sentralisasi yang aman atau sistem berbasis awan dengan perlindungan fisik dan digital yang kuat. Lingkungan penyimpanan ini dirancang untuk menahan ancaman seperti akses tidak sah, pencurian fisik, atau gangguan lingkungan.

• Jejak Audit

Sistem ini seringkali mengintegrasikan fungsi jejak audit, merekam semua aktivitas terkait data karyawan. Ini mencakup siapa yang mengakses data, kapan, dan perubahan apa yang dilakukan. Jejak audit memfasilitasi pengawasan dan akuntabilitas, membantu perusahaan mendeteksi aktivitas yang mencurigakan.

• Pengecekan Ketepatan Data

Sistem HRIS menerapkan langkah-langkah untuk memastikan akurasi dan konsistensi data yang disimpan. Ini termasuk aturan validasi dan pengecekan ketepatan data untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan atau ketidaksesuaian. Ini memastikan bahwa data tetap dapat diandalkan dan dipercaya.

• Cadangan Teratur

Platform ini biasanya mencakup prosedur cadangan teratur, memastikan bahwa bahkan dalam insiden gagal sistem atau kehilangan data, salinan akurat dan terkini informasi tersedia untuk pemulihan. Ini sangat penting untuk menjaga kontinuitas bisnis dan mengurangi waktu down.

Kemampuan Kompatibilitas dengan GDPR

Sistem HRIS dirancang dengan regulasi perlindungan data dalam pikiran. Kemampuan kompatibilitas dengan GDPR adalah aspek dasar pengembangannya. Sistem HR yang baik membuat sistemnya kuat terhadap isu-isu keamanan siber dan perlindungan data dengan mengikuti semua regulasi perlindungan data. Ini mencakup melakukan penilaian risiko sebelumnya terhadap fitur-fitur platform untuk mencegah insiden siber dan audit keamanan dan privasi yang sering untuk mendeteksi potensi risiko keamanan.

Autentikasi Pengguna

Sistem HR menggunakan mekanisme autentikasi pengguna yang kuat, seperti kredensial login yang aman dan multi-faktor, menambahkan lapisan keamanan tambahan untuk memverifikasi identitas individu yang mengakses sistem. Ini mengurangi kemungkinan akses tidak sah karena kata sandi yang dicuri atau ditebak.

Dalam era di mana bocornya data semakin umum, mengamankan keamanan data HR dalam HRIS sangat penting. Dengan mengembangkan fitur keamanan yang kuat, mengikuti praktik terbaik, dan mempertahankan kinerja dengan regulasi yang relevan, organisasi dapat melindungi informasi sensitif karyawan dan mengurangi risiko bocornya data. Investasi dalam keamanan data tidak hanya melindungi karyawan tetapi juga meningkatkan reputasi dan kepercayaan perusahaan di pasar.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini dan tetap waspada, Anda dapat memastikan bahwa HRIS Anda tetap alat yang aman dan dapat diandalkan untuk mengelola informasi sensitif organisasi Anda. Ingatlah, keamanan data bukan hanya tentang melindungi informasi; itu juga tentang menjaga kepercayaan dan memenuhi persyaratan regulasi.